azas azas manajemen

FUNGSI PERENCANAAN DALAM MANAJEMEN

Lilisulastri lagut

pengertian perencanaan

Perencanaan didefinisikan sebagai suatu proses menetapkan tujuan dan memutuskan bagaimana hal tersebut dapat dicapai.  Rencana meliputi sumber-sumber yang dibutuhkan, tugas yang diselesaikan, tindakan yang diambil dan jadwal yang diikuti.  Para manajer mungkin membuat :

• Rencana untuk stabilitas (plan for stability),
• rencana untuk mampu beradaptasi (plan for adaptibility) atau para manajer mungkin juga membuat
• rencana untuk situasi yang berbeda (plan for contingency)

Proses perencanaan, terdiri dari :

• Menentukan tujuan perencanaan
• Menentukan tindakan untuk mencapai tujuan
• Mengembangkn dasar pemikiran kondisi mendatang
• Mengidentifikasi cara untuk mencapai tujuan
• Mengimplementasi rencana tindakan dan mengevaluasi hasilnya

Tipe tipe perencanaan yang digunakan para manajer, meliputi :
(1). Perencanaan Jangka Panjang & Jangka Pendek
Jangka Pendek : Perencanaan untuk jangka waktu 1 tahun atau kurang
Menengah : 1 s/d 2 tahun
Panjang : Jangka waktu 5 tahun atau lebih
(2.) Perencanaan strategi dan operasional
A. Perencanaan Strategi : Kebutuhan jangka panjang dan menentukan komprehensif yang telah diarahkan. Menentukan tujuan untuk organisasi dan  kegiatan apa yang hendak diambil sumber-sumber apa yang diperlukan untuk mencapainya.
Tahap perencanaan strategi:
1. identifikasi tujuan dan sasaran
2. penilaian kinerja berdasar tujuan dan sasaran yang ditetapkan
3. penentuan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan dan sasaran
4. implementasi perencanaan strategi
5. evaluasi hasil dan perbaikan proses perencanaan strategi

Manajemen Strategi :  proses pengarahan usaha perencanaan strategi dan menjamin strategi tersebut dilaksanakan dengan baik sehingga menjamin kesuksesan organisasi dalam jangka panjang.
Tahap manajemen strategi:
1. perumusan strategi (strategy formulation)
2. pengimplementasian strategi (strategy implementation)
Strategi yang digunakan organisasi
Tiga tingkatan strategi yang digunakan organisasi:
1. strategi korporasi (corporate strategy)
Tujuan: pengalokasian sumber daya iuntuk perusahaan secara total.
Strategi ini digunakan pada tingkat korporasi.
2. strategi bisnis (business strategy)
strategi untuk bisnis satu produk lini.
Strategi ini digunakan pada tingkat divisi.
3. strategi fungsional (functional strategy)
mengarah ke bidang fungsional khusus untuk beroperasi.
Strategi ini digunakan pada tingkat fungsional seperti penelitian dan pengembangan, sumber daya, manufaktur, pemasaran, dll.

B. Perencanaan operasional: kebutuhan apa saja yang harus dilakukan untuk mengimplementasikan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan strategi tersebut. Lingkup perencanaan ini lebih sempit dibandingkan dengan perencanaan strategi.
Perencanaan operasional yang khas :
1. Perencanaan produksi (Production Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan metode dan teknologi yang dibutuhkan dalam pekerjaan
2. Perencanaan keuangan (Financial Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan dana yang dibutuhkan untuk aktivitas operasional
3. Perencanaan Fasilitas ( Facilites Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan fasilitas & layaout pekerjaan yang dibutuhkan untuk mendukung tugas.
4. Perencanaan pemasaran (Marketing Plans) : Berhubungan dengan keperluan penjualan dan distribusi barang /jasa.
perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Plans): berhubungan dengan rekruitmen, penyeleksian dan penempatan orang-orang dalam berbagai pekerjaan.

(3). Perencanaan tetap (standing plans) : digunakan untuk kegiatan yang terjadi berulang kali (terus menerus)  yang tertuang dalam  Kebijaksanaan Organisasional , Prosedur dan Peraturan.
Perencanaan tetap yang mengkomunikasikan pengarahan yang luas untuk membuat berbagai keputusan dan melaksanakan tindakan.  Misalnya : Penyewaan karyawan, Pemberhentian sementara, Prosedur dan aturan
Perencanaan tetap yang menggambarkan tindakan yang diambil pada situasi tertentu sering disebut : Standard Operating Prosedurs (SOPs)

(4). Perencanaan sekali pakai (single-use plans) : digunakan hanya sekali untuk situasi yang unik

KEUNTUNGAN PERENCANAAN :
a. Fokus dan fleksiblitas
FOKUS : Mengetahui apa yang terbaik , mengetahui apa yang dibutuhkan dan bagaimana melayani pelanggan
FLEKSIBILITAS: Beroperasi dan punya pandangan kedepan
Perencanaan membantu Manajer karena:
2.. Perencanaan berorientasi pada hasil- Menciptakan pengertian arah orientasi kinerja
4. Perencanaan Orientasi pada prioritas -Memastikan hal yang paling penting dan mendapatkan perhatian utama
5. Perencanaan orientasi pada keuntungan -Membantu sumber -sumber untuk mendayagunakan kekuatan terbaik
6. Perencanaan orientasi pada perubahan -membantu mengantisipasi masalah dan kesempatan sehingga dapat dicapai kesesuaian yang terbaik
b. Perencanaan mengembangkan koordinasi
Tujuan-tujuan dari masing-masing subsistem ditata sehingga saling mendukung satu sama lain. Tingkatan tujuan yang lebih tinggi berhubungan dengan tingkatan tujuan yang lebih rendah.
c. Perencanaan mengembangkan pengendalian
Pengendalian meliputi Pengukuran dan evaluasi
Perencanaan membantu kemungkinan tersebut dalam menentukan tujuan, keinginan hasil kinerja dan menentukan tindakan khusus.

PENDEKATAN-PENDEKATAN PERENCANAAN:
1. Perencanaan inside-out dan perencanaan outside-in :
a. Perencanaan inside-out: terfokus pada yang sudah dilakukan dan mengusahakan untuk melakukan yang tebaik yang dapat dilakukan. Ini meningkatkan efektivitas organisasi.
b. Perencanaan outside-in: dari analisa lingkungan eksternal muncul perencanaan untuk mengeksploitasi kesempatan-kesempatan dan meminimisasi permasalahan yang terjadi. Kedua perencanaan ini dapat dikombinasikan agar optimal.
2. Perencanaan top-down dan perencanaan bottom-up:
a. Perencanaan dari atas ke bawah (top-down): manajer dibawah manajer puncak membuat perencanaan berdasarkan tujuan yang telah ditentukan manajer puncak.
b. Perencanaan dari bawah ke atas (bottom-up) : dikembangkan pada tingkatan yang lebih bawah tanpa adanya batasan yang secara teratur melewati hirarki tersebut ke tingkat manajer puncak. Kelebihan: kuatnya komitmen dan kepemilikan dalam perencanaan yang lebih rendah. Kelemahan: bila terlalu ekstrim mungkin akan gagal untuk menghasilkan seluruh tugas yang terintegrasi dalam organisasi secara keseluruhan.

3. Perencanaan contingency :  perencanaan yang terfokus pada pemikiran ke depan. Perencanaan ini meliputi penentuan alternatif-alternatif tindakan yang dapat diimplementasikan seandainya perencanaan orisinil tidak sesuai karena adanya perubahan keadaan. Kunci: prediksi perubahan yang akan datang yang dapat berakibat pada perencanaan yang sedang dijalankan.

DASAR-DASAR PERENCANAAN YANG BAIK :
1. forecasting : proses pembuatan asumsi-asumsi tentang apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang. Forecasting meliputi : a) forecasting kualitatif: prediksi masa depannya menggunakan pendapat para  ahli. B). forecasting kuantitatif: prediksi masa depannya menggunakan analisa data secara matematis dan statistis (analisa time series, model ekonometri, survey statistik)
2. Penggunaan skenario : meliputi penentuan beberapa alternatif skenario masa yang akan dtaang atau keadaan peristiwa yang mungkin terjadi. Pengidentifikasian kemungkinan skenario yang berbeda waktunya akan membantu organisasi beroperasi lebih fleksibel dalam lingkungan yang dinamis.
3. benchmarking : perbandingan eksternal untuk mengevaluasi secara lebih baik suatu arus kinerja dan menentukan kemungkinan tindakan yang dilakukan untuk masa yang akan datang. Tujuan nya : untuk mengetahui apakah orang-orang dan organisasi bekerja dengan baik dan merencanakan bagaimana menggabungkan ide-ide tersebut dalam pengoperasiannya.
4. partisipasi dan keterlibatan (perencanaan partisipatif yang aktif) : perencanaan di mana semua orang yang mungkin akan memperngaruhi hasil dari perencanaan dan atau akan membantu mengimplementasikan perencanaan-perencanaan tersebut.
5. penggunaan staf perencana ( fungsi staf perencana) : bertanggung jawab dalam mengarahkan dan mengkoordinasi sistem perencanaan untuk organisasi secara keseluruhan atau untuk salah satu komponen perencanaan yang utama.

azas azas manajemen

FUNGSI PENGENDALIAN DALAM MANAJEMEN

Lilisulastri lagut

Pengertian pengendalian

• Pengendalian /Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut.Controlling is the process of measuring performance and taking action to ensure desired results. (Schermerhorn,2002)
• Pengendalian/Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan . the process of ensuring that actual activities conform the planned activities. (Stoner,Freeman,&Gilbert,1995)

Alasan  melakukan pengendalian/ pengawasan adalah :

1. Kemungkinan adanya pelanggaran dalam pelaksanaan perencanaan.

2. Kemungkinan terjadinya kesalahfahaman pihak perencana dan pelaksana.

3. Kemungkinan kurangnya penjabaran pekerjaan.

4. Kemungkinan bawahan kurang menguasai pekerjaan.

Aspek Perencanaan

Dipakai sebagai suatu standar atau tolok ukur. Perencanaan yang masih bersifat umum harus dijabarkan dalam standar-standar yang dapat diukur, baik secara kualitatif maupun kuantitatif.

Aspek Pelaksanaan

Dijadikan sebagai obyek yang dinilai, dianalisa dan dievaluasi kemudian dibandingkan dengan standar kegiatan. Jika ada perbedaan, maka kegiatan harus dievaluasi sampai sesuai dengan standar yang telah ditetapkan, akan tetapi jika tidak ada perbedaan maka kegiatan dapat dilanjutkan ke tahap berikutnya.

Tujuan dan Mekanisme Pengendalian/Pengawasan

Tujuan utama dari pengawasan adalah untuk mencegah adanya penyimpangan atau  setidaknya memperkecil kesalahan yang mungkin akan terjadi. Sehingga tujuan yang telah ditetapkan  dapat tercapai dengan baik.

Mekanisme  pengendalian/pengawasan secara umum dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Penetapan standar kegiatan

2. Menyusun umpan balik (feedback)

3. Pembandingan kegiatan dengan standar

4. Mengukur penyimpangan

5. Melakukan tindakan perbaikan yang diperlukan

Jenis Pengendalian

Pengendalian dapat dibedakan berdasar beberapa aspek, yaitu :

1. Aspek waktu

2. aspek obyek

3. Aspek subyek

Sehingga jika dilihat dari aspek tersebut diatas, pengendalian dapat dibedakan menjadi :

a. Atas dasar aspek waktu :

– Pengendalian preventif ; pengendalian yang dilakukan pada saat proses pekerjaan sedang berjalan.

– Pengendalian Represif ; pengendalian yang dilakukan setelah pekerjaan selesai.

b. Atas dasar aspek obyek :

– Pengendalian Administratif ; yang dilakukan dibidang administrasi

– Pengendalian Operatif ; dilakukan dibidang opersional

c. Atas dasar aspek subyek :

– Pengendalian Intern ; pengendalian yang ditujuan pada pelaku fungsi-fungsi manajemen

– Pengendalian ekstern ; ditujukan pada pelaku diluar fungsi-fungsi manajemen

Langkah – Langkah Pengendalian

Secara umum, pengendalian dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut :

1. Penetapan standar dan metode pengukuran kinerja

2. Mengukur kegiatan

3. Membandingkan hasil pengendalian dengan hasil kegiatan

4. Melakukan tindakan korektif terhadap penyimpangan yang terjadi

Unsur  Pengendalian:

• 1.  Detektor atau sensor
• 2.  Assesor atau penilai
• 3.  Efektor atau pengubah
• 4.  Jaringan Komunikasi

Proses pengendalian manajemen :

• adalah kegiatan yang digunakan  oleh seluruh manajemen untuk menjamin bahwa anggota organisasi bawahan yang disupervisi  akan mengimplementasikan strategi yang ditetapkan
• Tiga aktivitas yang memerlukan perencanaan dan pengendalian:

–        Strategy Formulation

–        Management Control

–        Task Control

• Pengendalian manajemen :Adalah suatu proses yang digunakan untuk mempengaruhi para anggota organisasi agar menerapkan strategi organisasi. Pengendalian manajemen merupakan:

–        Aktivitas Pengendalian Manajemen

–        Keselarasan Tujuan

–        Salah satu alat implementasi Strategi, selain struktur organisasi, manajemen SDM, Budaya

–        Menekankan aspek Keuangan dan Nonkeuangan

–        Membantu Mengembangkan Strategi Baru

Aktivitas pengendalian manajemen terdiri dari:

• 1.  Perencanaan
• 2.  Koordinasi
• 3.  Komunikasi
• 4.  Evaluasi
• 5.  Pengambilan Keputusan
• 6.  Mempengaruhi orang untuk mengubah perilakunya

Tujuan fungsi pengendalian :

• adaptasi lingkungan
• meminimalkan kegagalan
• meminimumkan biaya
• mengantisipasi kompleksitas dari organisasi

beberapa gejala yang memerlukan pengawasan:

• Terjadi penurunan pendapatan atau profit, namun tidak begitu jelas faktor penyebabnya
• Penurunan kualitas pelayanan (teridentifikasi dari adanya keluhan pelanggan)
• Ketidakpuasan pegawai (teridentifikasi dari adanya keluhan pegawai, produktifitas kerja yang menurun, dan lain sebagainya)
• Berkurangnya kas perusahaan
• Banyaknya pegawai atau pekerja yang menganggur
• Tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik
• Biaya yang melebihi anggaran
• Adanya penghamburan dan inefisiensi

Beberapa pengendalian /pengawasan di bidang msdm:

• Penerapan Employee Discipline System
• Adanya Career Path
• Pemahaman Manajer atas Motivasi, Kepuasan, serta Gaya Kepemimpinan yang diterapkan

Beberapa pengendalian/ pengawasan dalam bidang informasi :

• Penggunaan Teknologi Komputer dan Teknologi Informasi
• Penerapan Sistem Informasi Manajemen

Beberapa pengendalian/ pengawasan dalam bidang keuangan :

• Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
• Manajemen Kas (Cash Management)
• Pengelolaan Biaya (Cost Control)

Beberapa pengendalian/ pengawasan dalam bidang produksi :

• Evaluasi atas Plant Location
• Evaluasi atas Plant Lay-out
• Evaluasi atas Production Process and Schedule
• Evaluasi atas Product Distribution

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN (SPM)
Konsep ini dikembangkan terakhir oleh American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) yaitu suatu organisasi profesional dalam bidang akuntansi publik yang keanggotaannya hanya bagi akuntan publik terdaftar (certified public accountants) melalui Statement of Auditing Standard (SAS) No. 55.

Dalam konsep ini, AICPA memperkenalkan 3 (tiga) komponen pengendalian manajemen, yaitu :
1)Lingkungan Pengendalian,
2)Sistem Akuntansi, dan
3)Prosedur Pengendalian.

1) Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian suatu organisasi mencerminkan keseluruhan sikap, kesadaran, dan tindakan para anggota dewan pengawas, manajemen, dan pemilik organisasi, sehubungan dengan pentingnya pengendalian dan penekannya pada organisasi. Secara umum, lingkungan pengendalian ini menyediakan pola bagi terciptanya pengendalian dalam sistem operasi dan pencatatan dalam organisasi.

2) Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi yang efektif disusun dari metode-metode dan catatan- catatan untuk :
a). Mengidentifikasi dan mencatat transaksi yang sudah diotorisasi.
b). Menjelaskan transaksi tersebut pada saat yang tepat, menjadi rincian yang cukup c). untuk mengklasifikasikannya secara tepat untuk tujuan pelaporan keuangan.
d). Mengukur nilai transaksi sehingga nilai keuangannya dapat dicatat dalam laporan keuangan.
e). Menyajikan transaksi- transaski tersebut dalam laporan keuangan lengkap dengan pengungkapan yang diperlukan.

3) Prosedur Pengendalian
Prosedur pengendalian memuat unsur-unsur :
Organisasi yang tepat atas transaksi dan kegiatan.
Pemisahan fungsi, sehingga peluang seseorang untuk berbuat salah dan menyembunyikan kesalahan atau kecurangan dalam organisasi normal menjadi minimum, misalnya pemisahan fungsi yang membedakan tanggung jawab untuk mengotorisasi, mencatat, dan menyimpan pada orang-orang yang berbeda.
Dokumen dan catatan dirancang dan digunakan secukupnya untuk menjamin pencatatan kejadian dan transaksi secara tepat, misalnya pemantauan Nomor Urut Formulir dan pengamanan yang cukup terhadap Asset serta catatan itu sendiri.
Review yang bebas, termasuk pengawasan atas pelaksanaan kegiatan dan atas penilaian terhadap jumlah-jumlah yang tercatat, seperti misalnya pengecekan ketelitian penulisan, rekonsiliasi dan pencocokan fisik dengan catatan

Sistem Pengendalian Manajemen dalam arti Dinamis
Konsep ini dikembangkan oleh Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) yaitu suatu komisi yang bertujuan merumuskan Pengendalian Intern secara lebih mendalam dan beranggotakan wakil-wakil dari Financial Executives Institute, AICPA, American Accounting Associations, The Institute of Internal Auditors, dan Institute of Management Accountants.

COSO merumuskan 5 (lima) komponen pengendalian intern, yaitu :

a) Lingkungan Pengendalian (Control Environment)
Faktor lingkungan pengendalian termasuk integritas, etika, kompetensi, pandangan, dan filosopi manajemen dan cara manajemen membagi tugas dan wewenang/tanggung jawab serta arahan dan perhatian yang diberikan pimpinan puncak.

b) Penaksiran Risiko (Risk Assessment)
Setiap entitas dalam melaksanakan aktivitas menghadapi berbagai risiko, baik internal maupun eksternal yang harus diperhitungkan terkait dalam mencapai tujuan sehingga membentuk suatu basis penetapan bagaimana risiko tersebut seharusnya dikelola. Penaksiran risiko mensyaratkan adanya tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

c) Aktivitas Pengendalian (Control Activities)
Meliputi kebijakan dan prosedur yang menunjang arahan dari manajemen untuk diikuti. Kebijakan dan prosedur tersebut memungkinkan diambilnya tindakan dengan mempertimbangkan risiko yang terdapat pada seluruh jenjang dan fungsi dalam organisasi. Di dalamnya termasuk berbagai jenis otorisasi dan verifikasi, rekonsiliasi, evaluasi kinerja, dan pengamanan harta serta pemisahan tugas.

d) Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)
Informasi yang relevan perlu diidentifikasi, dicatat, dan dikomunikasikan dalam bentuk dan waktu yang tepat sehingga memungkinkan pelaksanaan tanggung jawab yang baik oleh anggota organisasi. Sistem Informasi menghasilkan laporan tentang kegiatan operasional dan keuangan serta ketaatan terhadap peraturan yang berlaku dalam rangka melaksanakan dan mengendalikan pelaksanaan tugas.

e) Pemantauan (Monitoring)
Pemantauan adalah suatu proses yang mengevaluasi kualitas kinerja Sistem Pengendalian Manajemen pada saat kegiatan berlangsung. Proses ini diselenggarakan melalui aktivitas pemantauan yang berkesinambungan dan melalui review intern atau melalui kedua-duanya.

Pengendalian Manajemen menurut Konsep Government Accounting Office (GAO) atau Lembaga Pengawas Tertinggi di Amerika Serikat
Menurut Government Accounting Office (GAO) yang didukung oleh pendapat Sawyeer Lawrence B. dalam bukunya Internal Auditing Edisi 4 Tahun 1996 telah menetapkan bahwa Pengendalian Manajemen dapat dilakukan melalui 8 (delapan) sarana, yaitu :
1) Pengorganisasian.
2) Kebijaksanaan.
3) Prosedur dan Tata Kerja.
4) Personil.
5) Perencanaan.
6) Akuntansi dan Pencatatan.
7) Pelaporan.
Petunjuk Pelaksanaan dan Teknis.
9) Review Internal.

Kegiatan Pengawasan oleh Atasan Langsung terhadap Bawahan
Kegiatan tersebut menetapkan 6 (enam) sarana pelaksanaan pengawasan oleh atasan langsung, yaitu :
a). Penciptaan struktur organisasi.
b). Penyusunan kebijaksanaan pelaksanaan.
c). Penyusunan rencana kerja.
d). Penyelenggaraan pencatatan dan pelaporan.
e). Pembinaan personil.
f). Prosedur kerja.

azas azas manajemen

FUNGSI KEPEMIMPINAN DALAM MANAJEMEN

lilisulastri lagut

Pengertian kepemimpinan

Terdapat beberapa definisi kepemimpinan, antara lain :

• Kepemimpinan adalah pengaruh antar pribadi, dalam situasi tertentu dan langsung melalui proses komunikasi untuk mencapai satu atau beberapa tujuan tertentu (Tannebaum, Weschler and Nassarik, 1961, 24).
• Kepemimpinan adalah sikap pribadi, yang memimpin pelaksanaan aktivitas untuk mencapai tujuan yang diinginkan. (Shared Goal, Hemhiel & Coons, 1957, 7).
• Kepemimpinan adalah suatu proses yang mempengaruhi aktifitas kelompok yang diatur untuk mencapai tujuan bersama (Rauch & Behling, 1984, 46).
• Kepemimpinan adalah suatu proses yang memberi arti (penuh arti kepemimpinan) pada kerjasama dan dihasilkan dengan kemauan untuk memimpin dalam mencapai tujuan (Jacobs & Jacques, 1990, 281).

Prinsip kepemimpinan

Prinsip-prinsip kepemimpinan meliputi : 1). Mahir dalam soal-soal teknis dan taktis. 2). Mengetahui diri-sendiri, mencari dan selalu berusaha memperbaiki diri. 3). Memiliki keyakinan bahwa tugas-tugas dimengerti, diawasi dan dijalani. 4). Mengenal anggota-anggota bawahan serta memelihara kesejahteraannya. 5). Memberi teladan dan contoh yang baik. 6). Menumbuhkan rasa tanggung jawab di kalangan anggota. 7). Melatih anggota bawahan sebagai satu tim yang kompak. 8). Buat keputusan-keputusan yang sehat, tepat pada waktunya. 9). Memberi tugas dan pekerjaan kepada bawahan sesuai dengan kemampuannya. 10). Bertanggung jawab terhadap tindakan-tindakan yang dilakukan.

Keberhasilan atau kegagalan dari hasil kepemimpinan seseorang dapat diukur atau ditandai oleh empat hal, yaitu : moril, disiplin, jiwa korsa (esprit de corps), dan kecakapan.

1. Moril : moril adalah keadaan jiwa dan emosi seseorang yang mempengaruhi kemauan untuk melaksanakan tugas dan akan mempengaruhi hasil pelaksanaan tugas perorangan maupun organisasi. Faktor-faktor yang mempengaruhi moril adalah : 1). kepemimpinan atasan. 2). kepercayaan dan keyakinan akan kebenaran. 3). penghargaan atas penyelesaian tugas. 4). solidaritas dan kebanggaan organisasi. 5). pendidikan dan latihan. 6). kesejahteraan dan rekreasi. 7). kesempatan untuk mengembangkan bakat. 8). struktur organisasi. 9). pengaruh dari luar.

2. Disiplin : disiplin adalah ketaatan tanpa ragu-ragu dan tulus ikhlas terhadap perintah atau petunjuk atasan serta peraturan yang berlaku. Disiplin yang terbaik adalah disiplin yang didasarkan oleh disiplin pribadi. Cara-cara untuk memelihara dan meningkat disiplin : 1). Menetapkan peraturan kedinasan secara jelas dan tegas. 2). Menentukan tingkat dan ukuran kemampuan. 3). Bersikap loyal. 4). Menciptakan kegiatan atas dasar persaingan yang sehat. 5). Menyelenggarakan komunikasi secara terbuka. 6). Menghilangkan hal-hal yang dapat membuat bawahan tersinggung, kecewa dan frustasi. 7). Menganalisa peraturan dan kebijaksanaan yang berlaku agar tetap mutakhir dan menghapus yang sudah tidak sesuai lagi. 8). Melaksanakan reward and punishment.

3. Jiwa korsa : jiwa korsa adalah loyalitas, kebanggan dan antusiasme yang tertanam pada anggota termasuk pimpinannya terhadap organisasinya. Dalam suatu organisasi yang mempunyai jiwa korsa yang tinggi, rasa ketidakpuasan bawahan dapat dipadamkan oleh semangat organisasi. Ciri jiwa korsa yang baik adalah : 1). Antusiasme dan rasa kebanggan segenap anggota terhadap organisasinya. 2). Reputasi yang baik terhadap organisasi lain. 3). Semangat persaingan secara sehat dan bermutu. 4). Adanya kemauan anggota untuk berpartisipasi dalam setiap kegiatan. 5). Kesediaan anggota untuk saling menolong.

4. Kecakapan : kecakapan adalah kepandaian melaksanakan tugas dengan hasil yang baik dalam waktu yang singkat dengan menggunakan tenaga dan sarana yang seefisien mungkin serta berlangsung dengan tertib. Pengetahuan dan kecakapan yang dimiliki pimpinan dapat diperoleh dari pendidikan, pelatihan, inisiatif dan pengembangan pribadi serta pengalaman tugas.

Teori Kepemimpinan dan Tipe-tipe Kepemimpinan

Teori kepemimpinan

Beberapa teori telah dikemukakan para ahli majemen mengenai timbulnya seorang pemimpin. Teori yang satu berbeda dengan teori yang lainnya.

Di antara berbagai teori mengenai lahirnya paling pemimpin ada tiga di antaranya yang paling menonjol yaitu sebagai berikut :

Kepemimpinan Dalam Organisasi

1. Teori Genetie

Inti dari teori ini tersimpul dalam mengadakan “leaders are born and not made”. bahwa penganut teori ini mengatakan bahwa seorang pemimpin akan karena ia telah dilahirkan dengan bakat pemimpin.Dalam keadaan bagaimana pun seorang ditempatkan pada suatu waktu ia akn menjadi pemimpin karena ia dilahirkan untuk itu. Artinya takdir telah menetapkan ia menjadi pemimpin.

2. Teori Sosial

Jika teori genetis mengatakan bahwa “leaders are born and not made”, make penganut-penganut sosial mengatakan sebaliknya yaitu :

“Leaders are made and not born”.

Penganut-penganut teori ini berpendapat bahwa setiap orang akan dapat menjadi pemimpin apabila diberi pendidikan dan kesempatan untuk itu.

3. Teori Ekologis

Teori ini merupakan penyempurnaan dari kedua teori genetis dan teori sosial. Penganut-ponganut teori ini berpendapat bahwa seseorang hanya dapat menjadi pemimpin yang baik apabila pada waktu lahirnya telah memiliki bakat-bakat kepemimpinan, bakat mana kemudian dikembangkan melalui pendidikan yang teratur dan pangalaman-pengalaman yang memungkinkannya untuk mengembangkan lebih lanjut bakat-bakat yang memang telah dimilikinya itu.

Teori ini menggabungkan segi-segi positif dari kedua teori genetis dan teori sosial dan dapat dikatakan teori yang paling baik dari teori-teori kepemimpinan.Namun demikian penyelidikan yang jauh yang lebih mendalam masih diperlukan untuk dapat mengatakan secara pasti apa faktor-faktor yang menyebabkan seseorang timbul sebagai pemimpin yang baik.

Tipe-tipe Kepemimpinan

1. Tipe Otokratik, pemimpin yang tergolong otokratik dipandang sebagai

karakteristik yang negatif. Dilihat dari persepsinya seorang pemimpin yang otokratik adalah seseorang yang sangat egois. Seorang pemimpin yang otoriter akan menujukan sikap yang menonjolkan “keakuannya”, antara lain dalam bentuk :

(a). kecenderungan memperlakukan para bawahannya sama dengan alat-alat lain dalam organisasi, seperti mesin, dan dengan demikian kurang menghargai harkat dan martabat mereka. (b). pengutamaan orientasi terhadap pelaksanaan dan penyelesaian tugas tanpa mengkaitkan pelaksanaan tugas itu dengan kepentingan dan kebutuhan para bawahannya (c). Pengabaian peranan para bawahan dalam proses pengambilan keputusan. Gaya kepemimpinan yang dipergunakan pemimpin yang otokratik antara lain:

a. menuntut ketaatan penuh dari para bawahannya

b. dalam menegakkan disiplin menunjukkan keakuannya

c. bernada keras dalam pemberian perintah atau instruksi

d. menggunakan pendekatan punitif dalam hal terhadinya penyimpangan

oleh bawahan.

2. Tipe Paternalistik , tipe pemimpin paternalistik hanya terdapat di lingkungan masyarakat yang bersifat tradisional, umumnya  pada masyarakat agraris. Salah satu ciri utama masyarakat tradisional ialah rasa hormat yang tinggi yang ditujukan oleh para anggota masyarakat kepada orang tua atau seseorang yang dituakan. Pemimpin seperti ini kebapakan, sebagai tauladan atau panutan masyarakat. Biasanya tokoh-tokoh adat, para ulama dan guru. Pemimpin ini sangat mengembangkan sikap kebersamaan.

3. Tipe Kharismatik ,tidak banyak hal yang dapat disimak dari literatur yang ada tentang kriteria kepemimpinan yang kharismatik. Memang ada karakteristiknya yang khas yaitu daya tariknya yang sangat memikat sehingga mampu memperoleh pengikut yang jumlahnya kadang-kadang sangat besar. Tegasnya seorang pemimpin yang kharismatik adalah seseorang yang dikagumi oleh banyak pengikut meskipun para pengikut tersebut tidak selalu dapat menjelaskan secara konkret mengapa orang tersebut dikagumi.

4. Tipe Laissez Faire, pemimpin ini berpandangan bahwa umumnya organisasi akan berjalan lancar dengan sendirinya karena para anggota organisasi terdiri dari orang-orang

yang sudah dewasa yang mengetahui apa yang menjadi tujuan organisasi, sasaran-sasaran apa yang ingin dicapai, tugas apa yang harus ditunaikan oleh masing-masing anggota dan pemimpin tidak terlalu sering intervensi.

Karakteristik dan gaya kepemimpinan tipe ini adalah :

a. pendelegasian wewenang terjadi secara ekstensif

b. pengambilan keputusan diserahkan kepada para pejabat pimpinan yang

lebih rendah dan kepada petugas operasional, kecuali dalam hal-hal

tertentu yang nyata-nyata menuntut keterlibatannya langsung.

c. Status quo organisasional tidak terganggu

d. Penumbuhan dan pengembangan kemampuan berpikir dan bertindah yang

inovatif diserahkan kepada para anggota organisasi yang bersangkutan

sendiri.

e. Sepanjang dan selama para anggota organisasi menunjukkan perilaku dan

prestasi kerja yang memadai, intervensi pimpinan dalam organisasi

berada pada tingkat yang minimum.

5. Tipe Demokratik, pemimpin yang demokratik biasanya memandang peranannya sebagai :

a. koordinator dan integrator dari berbagai unsur dan komponen organisasi

b. Menyadari bahwa mau tidak mau organisasi harus disusun sedemikian

rupa sehingga menggambarkan secara jelas aneka ragam tugas dan

kegiatan yang tidak bisa tidak harus dilakukan demi tercapainya

tujuan.

c. Melihat kecenderungan adanya pembagian peranan sesuai dengan

tingkatnya.

d. Memperlakukan manusia dengan cara yang manusiawi dan

menjunjung harkat dan martabat manusia

e. Seorang pemimpin demokratik disegani bukannya ditakuti.

6. Tipe militeristis : pemimpin tipe militeristis tidak sama dengan pemimpin-pemimpin dalam organisasi militer. Artinya tidak semua pemimpin dalam militer adalah bertipe militeristis.

Seorang pemimpin yang bertipe militeristis mempunyai sifat-sifat sebagai berikut :

a. Dalam menggerakkan bawahan untuk yang telah ditetapkan, perintah mencapai tujuan digunakan sebagai alat utama.

b. Dalam menggerakkan bawahan sangat suka menggunakan pangkat dan jabatannya.

c. Senang kepada formalitas yang berlebihan

d. Menuntut disiplin yang tinggi dan kepatuhan mutlak dari bawahan

e. Tidak mau menerima kritik dari bawahan

f. Menggemari upacara-upacara untuk berbagai keadaan.

Dari sifat-sifat yang dimiliki oleh tipe pemimpin militeristis jelaslah bahwa tipe pemimpin seperti ini bukan merupakan pemimpin yang ideal.

Ciri ciri pemimpin dan kepemimpinan yang ideal antara lain :

1).  Pengetahuan umum yang luas, semakin tinggi kedudukan seseorang dalam hirarki kepemimpinan organisasi, ia semakin dituntut untuk mampu berpikir dan bertindak secara generalis.

2). Kemampuan Bertumbuh dan Berkembang

3). Sikap yang Inkuisitif atau rasa ingin tahu, merupakan suatu sikap yang mencerminkan dua hal: pertama, tidak merasa puas dengan tingkat pengetahuan yang dimiliki; kedua, kemauan dan keinginan untuk mencaridan menemukan hal-hal baru.

4). Kemampuan Analitik, efektifitas kepemimpinan seseorang tidak lagi pada kemampuannya melaksanakan kegiatan yang bersifat teknis operasional, melainkan pada kemampuannya untuk berpikir. Cara dan kemampuanberpikir yang diperlukan dalah yang integralistik, strategik dan berorientasi pada pemecahan masalah.

5). Daya Ingat yang Kuat, pemimpin harus mempunyai kemampuan inteletual yang berada di atas kemampuan rata-rata orang-orang yang dipimpinnya, salah satu bentuk kemampuan intelektual adalah daya ingat yang kuat.

6). Kapasitas Integratif, pemimpin harus menjadi seorang integrator dan memiliki pandangan holistik mengenai organisasi.

7). Keterampilan Berkomunikasi secara Efektif, fungsi komunikasi dalamorganisasi antara lain : fungsi motivasi, fungsi ekspresi emosi, fungsi penyampaian informasi dan fungsi pengawasan.

8). Keterampilan Mendidik, memiliki kemampuan menggunakan kesempatan untuk meningkatkan kemampuan bawahan, mengubah sikap dan perilakunya dan meningkatkan dedikasinya kepada organisasi.

9). Rasionalitas, semakin tinggi kedudukan manajerial seseorang semakin besar pula tuntutan kepadanya untuk membuktikan kemampuannya untuk berpikir. Hasil pemikiran itu akan terasa dampaknya tidak hanya dalam organisasi, akan tetapi juga dalam hubungan organisasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan di luar organisasi tersebut.

10). Objektivitas, pemimpin diharapkan dan bahkan dituntut berperan sebagai bapak dan penasehat bagi para bawahannya. Salah satu kunci keberhasilan seorang pemimpin dalam mengemudikan organisasi terletak pada kemampuannya bertindak secara objektif.

11). Pragmatisme, dalam kehidupan organisasional, sikap yang pragmatis biasanya terwujud dalam bentuk sebagai berikut : pertama, kemampuan menentukan tujuan dan sasaran yang berada dalam jangkauan kemampuan untuk mencapainya yang berarti menetapkan tujuan dan sasaran yang realistik tanpa melupakan idealisme. Kedua, menerima kenyataan apabila dalam perjalanan hidup tidak selalu meraih hasil yang diharapkan.

12). Kemampuan Menentukan Prioritas, biasanya yang menjadi titik tolak strategik organisasional adalah “SWOT”.

13). Kemampuan Membedakan hal yang Urgen dan yang Penting

14). Naluri yang Tepat, kekampuannya untuk memilih waktu yang tepat untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu.

15). Rasa Kohesi yang tinggi, :senasib sepenanggungan”, keterikan satu sama lain.

16). Rasa Relevansi yang tinggi, pemimpin tersebut mampu berpikir dan bertindak sehingga hal-hal yang dikerjakannya mempunyai relevansi tinggi dan langsung dengan usaha pencapaian tujuan dan berbagai sasaran organisasi.

17). Keteladanan,s seseorang yang dinilai pantas dijadikan sebagai panutan dan teladan dalam sikap, tindak-tanduk dan perilaku.

18). Menjadi Pendengar yang Baik

19). Adaptabilitas, kepemimpinan selalu bersifat situasional, kondisonal, temporal dan spatial.

20). Fleksibilitas, mampu melakukan perubahan dalam cara berpikir, cara bertindak, sikap dan perilaku agar sesuai dengan tuntutan situasi dan kondisi tertentu yang dihadapi tanpa mengorbankan prinsip-prinsip hidup yang dianut oleh seseorang.

21). Ketegasan

22). Keberanian

23). Orientasi Masa Depan

24). Sikap yang Antisipatif dan Proaktif

azas azas manajemen

FUNGSI PENGORGANISASIAN DALAM MANAJEMEN

lilisulastri lagut

Definisi organisasi

Istilah organisasi berasal dari kata organon/bahasa yunani.  Yang berarti alat, tools,

Organisasi didefinisikan oleh beberapa ahli sebagai berikut :

1. Chester I Barnard (1938) : I define organization as a system of cooperatives of two or more persons) “organisasi adalah sistem kerjasama antara dua orang atau lebih”
2. Edwin B Flippo : “ organisasi adalah sistem hubungan antara sumber daya yang memungkinkan pencapaian sasaran”
3. James D Mooney : organization is the form ofevery human association for the attainment of common purpose (organisasi adalah setiap bentuk kerjasama  untuk pencapaian tujuan bersama)
4. Paul Preston dan Thomas Zimmerer : organization is a collection of people , arranged into groups working together to achieve some common objectives) “organisasi adalah sekumpulan orang orang yang disusun dalam kelompok, yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. “

Jadi, paling tidak definisi organisasi terdiri dari :

1. orang orang/sekumpulan orang
2. kerjasama
3. tujuan bersama

Urgensi

Kepentingan manusia akan organisasi karena keterbatasan kemampuan manusia  dalam memenuhi kebutuhan sehingga menghadapkan manusia pada kebutuhan akan berorganisasi untuk mencapai tujuan pribadi atau kelompok, dan didorong oleh rasa mahluk sosial homo homini socius yang ada dalam setiap karakteristik diri manusia. Pembentukan organisasi dapat dibentuk secara :

1. spontan
2. dibentuk atas kerjasama secara formal

Azas-azas pokok organisasi

Terdiri dari :

1. perumusan tujuan organisasi, syarat syarat meliputi:
   1. spesific,jelas batas batas tujuan
   2. realistic, wajar untuk dicapai melalui analisa SWOT
   3. moderate risk, ada resiko wajar yang harus dilalui
   4. challenging, menantang
   5. measurable ,bahwa tujuan harus dapat diukur
   6. time phased, kurun waktu jelas
2. pembagian tugas pekerjaan, didasarkan pada pembagian tugas yang dilakukan dari tingkat pimpinan atas sampai terendah. Pembagian tugas didasarkan pada:
   1. kesamaan fungsi, co : menggabungkan tugas  yang saling berhubungan
   2. menurut macam benda yang diproduksi
3. pendelegasian kekuasaan, ada tiga unsur:
   1. authorithy : wewenang adalah hak dan kekuatan untuk melakukan perintah perintah menggunakan sumberdaya dalam pencapaian tujuan
   2. responsibility : tanggungjawab adalah sejumlah hasil yang harus dicapai
   3. accountability : pertanggungjawaban adalah hak dan kekuatan untuk memberikan jawaban atas hasil yang harus dicapai oleh pemberian delegasi. ada beberapa hambatan dalam pendelegasian kekuasaan : 1) hambatan organisatoris, karena organisasi tidak mendukung. 2) hambatan psikologis, karena ada rasa kuatir pimpinan dalam memberikan pendelegasian

4. rentang pengawasan, span of control: adalah jumlah bawahan langsung yang dipimpin secara efektif oleh sesorang. Ada 4 faktor berkaitan dengan span of control : a). berhubungan dengan rencana organisasi, semakin jelas rencana suatu organisasi dan batas batas pertanggungjawaban dalam organisasi tersebut, maka semakin banyak jumlah orang yang dikendalikan.  b). jalinan hubungan antara orang orang dan pekerjaan yang harus dikendalikan.  c). kemampuan orang orang dalam organisasi yang bersangkutan. d). corak pekerjaan.

5. tingkat pengawasan

6. kesatuan perintah dan tanggung jawab

Apa itu struktur organisasi ?

Struktur organisasi adalah menetapkan bagaimana tugas akan dibagi, siapa melapor kepada siapa, dan mengatur mekanisme koordinasi yang formal serta pola interaksi yang akan diikuti.

Struktur organisasi terdiri dari tiga komponen :

1. kompleksitas : mempertimbangkan tingkat diferensiasi yang ada dalam organisasi, termasuk didalamnya tingkat spesialisasi atau tingkat pembagian kerja,jumlah tingkatan dalam hierarki organisasi, serta tingkat sejauh mana unit unit organisasi tersebar secara geografis
2. formalisasi : tingkat sejauhmana sebuah organisasi menyandarkan dirinya kepada peraturan dan prosedur untuk mengatur prilaku dari para pegawainya
3. sentralisasi : mempertimbangkan dimana letak dari pusat pengambilan keputusan  (apakah sentralisasi atau desentralisasi)

apa itu desain organisasi ?

desain organisasi menekankan pada sisi manajemen dari teori organisasi dengan mempertimbangkan konstruksi dan mengubah struktur organisasi  untuk mencapai tujuan organisasi.

apa itu teori organisasi?

teori organisasi adalah disiplin ilmu yang mempelajari struktur dan desain organisasi dengan menunjuk pada aspek aspek deskriptif maupun preskriptif dari disiplin ilmu tersebut. Teori ini menjelaskan bagaimana organisais sebenarnya distruktur dan menawarkan  tentang bagaimana organisasi dapat dikontruksi guna meningkatkan kefektifan mereka.

B. Prinsip prinsip dasar organisasi

a. hakekat organisasi

pada dasarnya organisasi mengandung beberapa elemen penting yang memberikan gambaran tentang hakekat organisasi, yaitu:

1. bahwa organisasi merupakan suatu kerangka sosial, yaitu kerangka yang menunjukkan  hubungan antara individu dalam organisasi
2. bahwa dalam organisasi terdapat koordinasi yang dirancang untuk mengatur kegiatan kegiatan orang
3. bahwa dalam organisasi terdapat pembagian kerja yang diatur dengan tingkatan otoritas
4. seluruh kegiatan ditujukan untuk kegiatan pencapaian tujuan bersama

b. azas-azas organisasi

Azas memiliki arti sebagai “ penyebab dasar pikiran daripada terciptanya sesuatu”. Dasar pikiran tersebut adalah:

1. suatu pangkal tolak pikiran untuk sesuatu kasus
2. suatu jalan dan sarana untuk menciptakan sesuatu tata hubungan  atau kondisi yang kita kehendaki

ada beberapa jenis azas azas organisasi yang dianggap penting dalam menganalisas struktur organisasi:

1. azas perumusan tujuan , pentingnya merumuskan tujuan organisasi adalah untuk:
   1. organisasi tanpa tujuan tidak ada artinya dan hanya penghamburan saja
   2. tujuan dibutuhkan untuk melakukan koordinasi
   3. organisasi yang menginginkan persaingan efektif dan tumbuh harus terus menerus diperbaharui tujuannya
2. azas departementasi, departementasi adalah aktivitas untuk menyusun satuan satuan organisasi yang akan diserahi bidang kerja tertentu atau fungsi tertentu. Ada beberapa jenis departementasi :
   1. departementasi berdasarkan fungsi : yaitu pembentukan satuan satuan organisasi yang masing masing  diserahi mengurus sekelompok aktivitas yang tergolong sejenis menurut sifatnya atau pelaksanaan pekerjaan pekerjaan yang berkaitan
   2. departementasi berdasarkan wilayah : yaitu pembentukan satuan organisasi  yang masing masing diserahi tugas untuk mengurus satuan daerah tertentu, seperti perusahaan yang memiliki cabang cabang diberbagai tempat
   3. departementasi berdasarkan produksi : yaitu pembentukan satuan satuan organisasi  yang masing masing diserahi aktivitas menghasilkan jenis barang tertentu.
   4. Departementasie berdasarkan langganan : yaitu pembentukan satuan organisasi yang masing masing melakukan kegiatan memberikan pelayanan kepada orang orang atau badan badan tertentu yang datang secara tetap sebagai langganan
3. azas pembagian kerja : yaitu perincian  serta pengelompokkan  aktivitas aktivitas  yang semacam atau  erat hubungannya  satu sama lain untuk dilakukan oleh satuan organisasi atau oleh seorang pejabat tertentu. Tujuan dari pembagian kerja adalah : terdapatnya keseimbangan  antara tugas yang dibebankan,  serta tanggungjawab dan kekuasaan.
4. azas delegasi kekuasaan : adalah penyerahan  sebagian hak untuk mengambil tindakan  yang diperlukan agar tugas dan tanggung jawabnya dapat dilaksanakan  dengan baik dan pejabat yang satu kepada pejabat yang lain. Delegasi kekuasaan terbagi dalam dua kategori :
   1. sentralisasi : pimpinan organisasi merypakan sumber terakhir  pada tingkat tertinggi untuk memberikan wewenang dan bersifat tunggal.
   2. Desentralisasi : wewenang dilimpahkan kepada lebih dari satu orang dimana masing masing orang bekerja  sebagai satu kesatuan.
5. azas kesatuan komando : bahwa tiap tiap pejabat dalam organisasi hendaknya hanya dapat diperintah dan bertanggungjawab kepada seorang pejabat atasan tertentu.
6. azas koordinasi : bahwa adanya keselarasan aktivitas  diantara satuan satuan organisasi  dan keselarasan tugas diantara para pejabatnya.
7. azas rentang pengwasan /span of control : bahwa seberapa orang  setepat tepatnya harus berada  dibawah kekuasaan pimpinan sehingga sang pimpinan mampu mengadakan  pengawasan terhadap  pelaksanaan perintah perintahnya.
8. azas jenjang organisasi: adalah tingkat tingkat satuan organisasi yang didalamnya terdapat pejabat,tugas serta wewenang tertentu menurut kedudukannya dari atas ke bawah dalam fungsi tertentu.
9. azas flexibilitas: bahwa struktur organisasi harus mudah dirubah untuk disesuaikan denga perubahan perubahan yang terjadi tanpa mengurangi aktivitas sedang berjalan
10. azas berkelangsungan: suatu organisasi dibentuk, diharapkan akan berjalan terus dan tidak berhenti untuk sebuah alasan
11. azas keseimbangan: penempatan satuan satuan organisasi  kedalam struktur harus sesuai dengan peranannya.

c. bentuk bentuk organisasi /tipologi organisasi

terdapat beberapa jenis pengelompokan bentuk bentuk organisais atau tipologi organisasi, yaitu:

1. berdasarkan jumlah orang yang memegang pimpinan :

• bentuk tunggal  : bahwa pimpinan organisasi berada di tangan satu orang sebagai sumber tugas dan wewenang, kekuasaan dan tanggungjawab.
• Bentuk dewan/komisi : organisasi dipimpin oleh sebuah dewan yang terdiri dari beberapa orang. Semua kekuasaan dan wewenang  serta tanggung jawab dipikul oleh dewan sebagai satu kesatuan juga keputusan dan tindakan yang akan diambil.
• bentuk lurus/line organization/organisasi lini : kekuasaan mengalir dari pucuk pimpinan organisasi  dilangsungkan lurus dengan  para pejabat yang memimpin kesatuan kesatuan dalam organisasi tersebut.
• Bentuk lini dan staff /line and staff organization : staff adalah anggota organisasi yang bertugas memberi bahan bahan pertimbangan kepada pimpinan dalam pengambilan keputusan  yang berkaitan dengan pengelolaan organisasi. (staff ahli)
• Anggota staff adalah  anggota  yang memiliki hak untuk memberikan  bahan bahan pertimbangan  atau nasehat kepada pimpinan. Anggota staff tidak memiliki bawahan pada jalur lini
• Anggota lini adalah anggota  organisasi yang memiliki  hak perintah kepada bawahannya dalam jalur lini
• bentuk fungsional /functional organization : kekuasaan dilimpahkan melalui para ahli dalam suatu fungsi, sepanjang fungsi tersebut merupakan bidang keahlian tenaga ahli tersebut.
• organisasi formal : adalah setiap bentuk kerjasama antara dua orang atau lebih yang diatur dan dipolakan secara resmi dalam rangka mencapai tujuan bersama
• organisasi informal : kerjasama yang dipengaruhi oleh tumbuh kembangnya hubungan dan aktivitas antara orang  orang dalam organisasi yang tidak diatur  dalam struktur organisasi, didasarkan pada tingkah laku,perasaan, hasrat, dan hubungan pribadi.
• profit oriented, cooperative group
• non profit oriented, social group
• organisasi pendidikan
• pertanian
• kesehatan
• perdagangan,politik, dsb
• organisasi produksi, organisasi ekonomi
• organisasi orientasi tujuan politik
• organisasi bersifat integratif
• organisasi pemelihara
• mutual benefit organization : organisasi yang kemanfaatannya di nikmati bersama oleh para anggota
• service organization rganisasi yang kemanfaatannya dinikmati oleh pelanggan/clients
• bussiness organization

1. berdasarkan lalulintas kekuasaan :

1. berdasarkan sifat hubungan personal :

1. berdasarkan tujuan :

1. berdasarkan sektor sosial kehidupan masyarakat :

1. berdasarkan fungsi atau tujuan yang dilayani :

1. berdasarkan kepatuhan/compliance : perilaku bawahan dalam memberikan tanggapan terhadap sistem otoritas yang ada dalam organisasi.
2. berdasarkan pihak yang memakai manfaat/mutual benefit:

beberapa kelebihan dan kekurangan dari masing masing bentuk/tipologi organisasi:

1. bentuk tunggal :
   • kelebihan: segala bentuk urusan dapat diputuskan dengan cepat tanpa perlu berunding dengan pihak lain.
   • Kekurangan : jika pemimpin tersebut tidak pandai,kurang tangkas maka tidak akan memiliki daya juang
2. bentuk dewan :

• kelebihan : a) tugas yang banyak lebih mungkin mendapat penyelesaian dengan adanya pembagian kerja , b) keputusan yang dibuat  oleh beberapa orang diharapkan dapat lebih obyektif, c) timbul rasa saling menghargai pendapat anggota yang lain.
• Kekurangan : a) keputusan yang diambil bersifat lambatkarena harus dirundingkan terlebih dahulu, b) tindakan sering kurang tegas, c) letak tanggung jawab kurang jelas, dan seseorang dapat berlindung dibalik keputusan bersama padahal menjadi tanggung jawab pribadi.
• kelebihan : a) kesatuan perintah dan kesatuan pimpinan terjamin sepenuhnya karena pimpinan berada dalam satu tangan, sehingga menjamin disiplin kerja yang kuat, b) garis pimpinan berjalan secara tegas,tidak terjadi kesimpangsiuran, karena pimpinan langsung berhubungan dnegan karyawan, c) proses pengubahan keputusan berjalan dengan cepat, karena jumlah yang diajak berkonsultasi relatif lebih sedikit, dari sudut biaya pun lebih rendah, karena  tugas pengawasan hanya dilakukan oleh seorang atasan saja. d) dapat cepat terpantau bila  ada karyawan yang malas atau bodoh, e) rasa solidaritas karyawan tinggi karena saling mengenal.
• Kekurangan : a) tingkat koordinasi sukar dilakukan karena  antara tingkat pegawai yang sama  hanya bertanggung jawab pada superiornya saja, b) overall planning sulit, karena  masing masing  kepala bagian merasa dirinya tidak terikat  apa apa  kepada rekan setingkat, jadi hanya terikat pada atasan langsung, c) menimbulkan biorkrasi yang beku, kaku, d) pembagian kerja kurang terspesialisasikan, dan kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas,  e) kerjasama antar bagian kurang terjalin dengan baik, f) tanggung jawab pimpinan bagian, atau kepala bagian terlalu berat jika perusahaan cukup besar, tidak ada span of control, g) organisasi terlalu bergantung pada satu orang saja, h) kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis sangat besar.
• kelebihan : a) dapat digunakan oleh hampir stiap organisasi  bagaimanapun besarnya, atau seberapa luas tugas dan kompleksnya susunan organisasi, b) terdapat pembagian tugas yang jelas antara pimpinan, staff dan pelaksana, c) dapat mengembangkan baka yang ebrbeda beda dari karyawan sehingga menjadi suatu spesialisasi, d) prinsip “the right man on the right place” mudah dilaksanakan, e) proses pengambilan keputusan dapat dengan mudah dilaksanakan  karena ada anggota staff yang ahli dalam bidangnya. f) pengambilan keputusan dapat dilakukan dnegan cepat, g) koordinasi dapat dengan mudah dilakukan karena sudah ada pembidangan masing masing, h) kesatuan perintah/unity of command dapat dipertahankan.
• Kekurangan : a) rasa solidaritas karyawan tidak begitu tinggi, karena pimpinan dan karyawan tidak saling mengenal, b) bagi para komponen pelaksana tidak selalu jelas mana perintah dan mana nasehat, karena dihadapkan pada dua atasan, yaitu atasan yang ditentukan dalam garis pimpinan yang mempunyai kekuasaan mengmbil keputusan dan hak untuk memerintah, dan staff tingkat atas, walaupun  hanya berhak memberikan nasehat perlu pula ditaati karena nasehat didasarkan pada keahlian. c) para staff ahli cenderung menganggap lapangan adalah yang terpenting,sehingga memungkinkan timbulnya kongkurensi yang tidak sehat.
• kelebihan : a) spesialisasi tugas akan mempertinggi efisiensi kerja, b) spesialisasi para karyawan dapat berkembang maksimal, c) solidaritas dan moral juga disiplin karyawan  pada umumnya tinggi, d) koordinasi antar karyawan yang menjalankan fungsi yang sama  biasanya mudah karena masing masing mempunyai pengertian yang mendalam mengenai bidangnya masing masing, e) pertanggung jawaban atas fungsinya terjamin.
• Kekurangan : a) para karyawan terlalu menspesialisasikan diri pada bidang tertentu sehingga sukar mengadakan koordinasi secara menyeluruh, b) memungkinkan timbulnya rasa superior diantara golongan , c) tidak adanya kesatuan pimpinan dan pengawasan terutama pada tingkat atas organisasi, d) karyawan akan merasa bingung karena banyak perintah  dari atasan, terutama perintah berlawanan.

d. bentuk -  bentuk bagan organisasi

bagan organisasi/organization chart menggambarkan lima (5) aspek utama dalam struktur suatu organisasi, yaitu :

1. pembagian kerja setiap kotak menunjukkan  individu atau satuan organisasi  yang bertanggungjawab terhadap kegiatan organisasi tertentu
2. manajer dan bawahan, atau rantai perintah/hierarcy chain, menunjukkan hubungan wewenang tanggung jawab yang menghubungkan atasan dan bawahan dalam keseluruhan organisasi dari mulai yang tertinggi smpai terendah dalam organisasi
3. type pekerjaan yang dilaksanakan
4. pengelompokan segmen pekerjaan (departementalisasi)
5. tingkatan mana jemen.

Beberapa bentuk bagan organisasi :

1. bagan piramid: bagan organisasi yang saluran  wewenangnya dari top management sampai dengan satuan organisasi  terendah atau lower management/first line level management. Bagan ini paling banyak digunakan oleh berbagai organisasi. karena simple dan mudah dibuat.
2. bagan mendatar : bagan organisasi yang saluran wewenangnya dari top management sampai satuan organisasi terendah disusun dari kiri  ke kanan
3. bagan menegak : bagan organisasi yang saluran wewenangnya dari top management sampai first line level management disusun dari atas ke bawah atau sebaliknya
4. bagan lingkaran
5. bagan setengah lingkaran
6. bagan elip : prinsipnya sama dengan bagan lingkaran
7. bagan setengah elip : prinsipnya sama dengan setengah lingkaran
8. bagan sinar: bentuk bagan organisasi  disusun sepeti berkas sinar

d. isi bagan organisasi

isi bagan organisasi terdiri dari:

1. bagan struktur : bagan organisasi yang isinya menunjukkan susunan organisasi dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi yang terendah dengan menyebutkan satuan organisasi serta nama masing masing satuan organisasi tertulis dalam kotak
2. bagan aktivitas : bagan organisasi menjelaskan perincian kegiatan dari masing masing organisasi
3. bagan jabatan: berisi sebutan jabatan dan nama satuan organisasi
4. bagan tugas : berisi perincian tugas maing masing
5. bagan nama : memuat nama nama pejabat
6. bagan pangkat : memuat pangkat dan golongan para pejabat
7. bagan fhoto
8. bagan berkode : berupa angka atau hurup sebagai kode
9. bagan lukisan : gambar aktivitas masing masing satuan organisasi
10. bagan serbaguna

e. lingkungan eksternal organisasi

Richard Osborn (1980: 130) mengklasifikasikan  lingkungan eksternal organisasi  menjadi dua macam : yaitu lingkungan umum dan lingkungan khusus.

1. lingkungan umum : kekuatan kekuatan yang berinteraksi  dan berpengaruh   terhadap seluruh sektor kehidupan manusia meliputi komponen : a) budaya/culture, b) iklim ekonomi/ economic climate, c) lingkungan hukum dan politik /legal and political , d) lingkungan pendidikan.
2. lingkungan khusus : yaitu sejumlah kekuatan yang terdiri atas organisasi, individu-individu dan lembaga  yang berinteraksi dengan organisasi, yang meliputi komponen : a) pemasok input/ input suppliers : seperti tenaga kerja (labor),money, raw materials (bahan mentah). b) penyalur output/output distributors , atau dunia perdagangan. c) pesaing/competitors, yaitu lembaga  lembaga yang merupakan bagian dalam penyebaran  output yang secara bersama sama memperebutkan porsi pasar. d) peraturan peraturan pemerintah/government yurisdiction, e) kelompok khusus/spesial group, seperti serikat buruh dan kaum professional.

Sementara J.B. Hodges (1988) dalam bukunya organization theory, membagi lingkungan organisasi  menjadi tiga (3) macam, yaitu :

1. lingkungan makro /macro environment :  meliputi kelompok pelanggan, staff, pesaing, budaya, sistem politik, sistem ekonomi, teknologi
2. lingkungan menengah/ intermediate environment : meliputi suppliers, advertising agents, brokers agents, agen tenagakerja, lembaga lembaga pelayanan ( co. leasing, LBH, asuransi)
3. lingkungan mikro/micro environment : adalah organisasi itu sendiri yang meliputi :  a) tujuan dan sistem kerja, juga teknologi b)  struktur, otoritas serta power dan komunikasi, c) sistem sumber daya manusia

f. lingkungan internal organisasi

sebagian ahli menyebut lingkungan internal organisasi sebagai lingkungan mikro organisasi, karena meliputi berbagai aktivitas yang berkaitan dengan tujuan organisasi, struktur organisasi, proses pengambilan keputusan, motivasi, komunikasi, koordinasi, kepemimpinan serta budaya organisasi.

azas azas manajemen

FUNGSI PERENCANAAN DALAM MANAJEMEN

lilisulastri lagut

PENGERTIAN PERENCANAAN
Perencanaan didefinisikan sebagai suatu proses menetapkan tujuan dan memutuskan bagaimana hal tersebut dapat dicapai.  Rencana meliputi sumber-sumber yang dibutuhkan, tugas yang diselesaikan, tindakan yang diambil dan jadwal yang diikuti.  Para manajer mungkin membuat :

• Rencana untuk stabilitas (plan for stability),
• rencana untuk mampu beradaptasi (plan for adaptibility) atau para manajer mungkin juga membuat
• rencana untuk situasi yang berbeda (plan for contingency)

PROSES PERENCANAAN

terdiri dari :

• Menentukan tujuan perencanaan
• Menentukan tindakan untuk mencapai tujuan
• Mengembangkn dasar pemikiran kondisi mendatang
• Mengidentifikasi cara untuk mencapai tujuan
• Mengimplementasi rencana tindakan dan mengevaluasi hasil

TIPE – TIPE PERENCANAAN :

1. Perencanaan Jangka Panjang & Jangka Pendek
Jangka Pendek : Perencanaan untuk jangka waktu 1 tahun atau kurang
Menengah : 1 s/d 2 tahun
Panjang : Jangka waktu 5 tahun atau lebih
2. Perencanaan strategi dan operasional
a. Perencanaan Strategi : Kebutuhan jangka panjang dan menentukan komprehensif yang telah diarahkan. Menentukan tujuan untuk organisasi dan  kegiatan apa yang hendak diambil sumber-sumber apa yang diperlukan untuk mencapainya.
Tahap perencanaan strategi:
1. identifikasi tujuan dan sasaran
2. penilaian kinerja berdasar tujuan dan sasaran yang ditetapkan
3. penentuan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan dan sasaran
4. implementasi perencanaan strategi
5. evaluasi hasil dan perbaikan proses perencanaan strategi

Tujuan perencanaan strategi: mendapatkan keuntungan kompetitiff   (competitive advantage).

Manajemen Strategi
Manajemen strategi: proses pengarahan usaha perencanaan strategi dan menjamin strategi tersebut dilaksanakan dengan baik sehingga menjamin kesuksesan organisasi dalam jangka panjang.
Tahap manajemen strategi:
1. perumusan strategi (strategy formulation)
2. pengimplementasian strategi (strategy implementation)
Strategi yang digunakan organisasi
Tiga tingkatan strategi yang digunakan organisasi:
1. strategi korporasi (corporate strategy)
Tujuan: pengalokasian sumber daya iuntuk perusahaan secara total.
Strategi ini digunakan pada tingkat korporasi.
2. strategi bisnis (business strategy)
strategi untuk bisnis satu produk lini.
Strategi ini digunakan pada tingkat divisi.
3. strategi fungsional (functional strategy)
mengarah ke bidang fungsional khusus untuk beroperasi.
Strategi ini digunakan pada tingkat fungsional seperti penelitian dan pengembangan, sumber daya, manufaktur, pemasaran, dll.

b. Perencanaan operasional: kebutuhan apa saja yang harus dilakukan untuk mengimplementasikan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan strategi tersebut. Lingkup perencanaan ini lebih sempit dibandingkan dengan perencanaan strategi.
Perencanaan operasional yang khas terdiri dari:
1. Perencanaan produksi (Production Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan metode dan teknologi yang dibutuhkan dalam pekerjaan
2. Perencanaan keuangan (Financial Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan dana yang dibutuhkan untuk aktivitas operasional
3. Perencanaan Fasilitas ( Facilites Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan fasilitas & layaout pekerjaan yang dibutuhkan untuk mendukung tugas.
4. Perencanaan pemasaran (Marketing Plans) : Berhubungan dengan keperluan penjualan dan distribusi barang /jasa.
perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Plans): berhubungan dengan rekruitmen, penyeleksian dan penempatan orang-orang dalam berbagai pekerjaan.

3. Perencanaan tetap (standing plans) : digunakan untuk kegiatan yang terjadi berulang kali (terus menerus)  yang tertuang dalam  Kebijaksanaan Organisasional , Prosedur dan Peraturan.
Perencanaan tetap yang mengkomunikasikan pengarahan yang luas untuk membuat berbagai keputusan dan melaksanakan tindakan.  Misalnya : Penyewaan karyawan, Pemberhentian sementara, Prosedur dan aturan
Perencanaan tetap yang menggambarkan tindakan yang diambil pada situasi tertentu sering disebut : Standard Operating Prosedurs (SOPs)

4. Perencanaan sekali pakai (single-use plans) : digunakan hanya sekali untuk situasi yang unik
Anggaran : menggunakan sumber-sumber untuk mengerjakan aktivitas proyek atau program : merupakan alat Manajemen yang ampuh untuk mengalokasikan berbagai macam sumber yang terbatas untuk memenuhi kebutuhan yang beranekaragam.
Jadwal Proyek : menetapkan rangkaian kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan khusus dan yang menghubung-hubungkan dengan kerangka waktu yang khusus, target kinerja dan Sumber Daya

KEUNTUNGAN PERENCANAAN :

a. Fokus dan fleksiblitas
FOKUS : Mengetahui apa yang terbaik , mengetahui apa yang dibutuhkan dan bagaimana melayani pelanggan
FLEKSIBILITAS: Beroperasi dan punya pandangan kedepan
Perencanaan membantu Manajer karena:
2.. Perencanaan berorientasi pada hasil- Menciptakan pengertian arah orientasi kinerja
4. Perencanaan Orientasi pada prioritas -Memastikan hal yang paling penting dan mendapatkan perhatian utama
5. Perencanaan orientasi pada keuntungan -Membantu sumber -sumber untuk mendayagunakan kekuatan terbaik
6. Perencanaan orientasi pada perubahan -membantu mengantisipasi masalah dan kesempatan sehingga dapat dicapai kesesuaian yang terbaik
b. Perencanaan mengembangkan koordinasi
Tujuan-tujuan dari masing-masing subsistem ditata sehingga saling mendukung satu sama lain. Tingkatan tujuan yang lebih tinggi berhubungan dengan tingkatan tujuan yang lebih rendah.
c. Perencanaan mengembangkan pengendalian
Pengendalian meliputi Pengukuran dan evaluasi
Perencanaan membantu kemungkinan tersebut dalam menentukan tujuan, keinginan hasil kinerja dan menentukan tindakan khusus.

PENDEKATAN-PENDEKATAN PERENCANAAN:

1. Perencanaan inside-out dan perencanaan outside-in :
a. Perencanaan inside-out: terfokus pada yang sudah dilakukan dan mengusahakan untuk melakukan yang tebaik yang dapat dilakukan. Ini meningkatkan efektivitas organisasi.
b. Perencanaan outside-in: dari analisa lingkungan eksternal muncul perencanaan untuk mengeksploitasi kesempatan-kesempatan dan meminimisasi permasalahan yang terjadi. Kedua perencanaan ini dapat dikombinasikan agar optimal.

2. Perencanaan top-down dan perencanaan bottom-up:
a. Perencanaan dari atas ke bawah (top-down): manajer dibawah manajer puncak membuat perencanaan berdasarkan tujuan yang telah ditentukan manajer puncak.
b. Perencanaan dari bawah ke atas (bottom-up) : dikembangkan pada tingkatan yang lebih bawah tanpa adanya batasan yang secara teratur melewati hirarki tersebut ke tingkat manajer puncak. Kelebihan: kuatnya komitmen dan kepemilikan dalam perencanaan yang lebih rendah. Kelemahan: bila terlalu ekstrim mungkin akan gagal untuk menghasilkan seluruh tugas yang terintegrasi dalam organisasi secara keseluruhan.

3. Perencanaan contingency :  perencanaan yang terfokus pada pemikiran ke depan. Perencanaan ini meliputi penentuan alternatif-alternatif tindakan yang dapat diimplementasikan seandainya perencanaan orisinil tidak sesuai karena adanya perubahan keadaan. Kunci: prediksi perubahan yang akan datang yang dapat berakibat pada perencanaan yang sedang dijalankan.

DASAR-DASAR PERENCANAAN YANG BAIK :

1. forecasting : proses pembuatan asumsi-asumsi tentang apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang. Forecasting meliputi : a) forecasting kualitatif: prediksi masa depannya menggunakan pendapat para  ahli. B). forecasting kuantitatif: prediksi masa depannya menggunakan analisa data secara matematis dan statistis (analisa time series, model ekonometri, survey statistik)
2. Penggunaan skenario : meliputi penentuan beberapa alternatif skenario masa yang akan dtaang atau keadaan peristiwa yang mungkin terjadi. Pengidentifikasian kemungkinan skenario yang berbeda waktunya akan membantu organisasi beroperasi lebih fleksibel dalam lingkungan yang dinamis.
3. benchmarking : perbandingan eksternal untuk mengevaluasi secara lebih baik suatu arus kinerja dan menentukan kemungkinan tindakan yang dilakukan untuk masa yang akan datang. Tujuan nya : untuk mengetahui apakah orang-orang dan organisasi bekerja dengan baik dan merencanakan bagaimana menggabungkan ide-ide tersebut dalam pengoperasiannya.
4. partisipasi dan keterlibatan (perencanaan partisipatif yang aktif) : perencanaan di mana semua orang yang mungkin akan memperngaruhi hasil dari perencanaan dan atau akan membantu mengimplementasikan perencanaan-perencanaan tersebut.
5. penggunaan staf perencana ( fungsi staf perencana) : bertanggung jawab dalam mengarahkan dan mengkoordinasi sistem perencanaan untuk organisasi secara keseluruhan atau untuk salah satu komponen perencanaan yang utama.

perilaku organisasi

Materi  ke IV

Syllabus VII

Dasar Dasar Perilaku Kelompok

Lilisulastri lagut

Kelompok (group) : dua individual atau lebih yang berinteraksi  dan saling bergantung dan saling bergabung untuk mencapai sasaran tertentu

Kelompok didefinisikan dalam beberapa arti :

1. kelompok dalam artian persepsi :  adalah sebagai orang  yang terlibat dalam interaksi satu sama lain dalam suatu peprtemuan tatap muka atau serangkaian pertemuan  semacam itu, dimana  setiap anggota menerima beberapa kesan atau persepsi yang cukup jelas tentang anggota lainnya.
2. kelompok dalam artian organisasi : adalah suatu sistem yang diorganisasikan  dari dua orang atau lebih yang saling berhubungan sehingga sistem tersebut melakukan beberapa fungsi , mempunyai seperangkat standar hubungan , peranan antar anggotanya, dan mempunyai seperangkat norma yang mengatur kelompok dan masing masiing anggotanya.
3. kelompok dalam artian motivasi : adalah sekelompok individu yang keberadaannya sebagaimana sebagai suatu     kumpulan menguntungkan individu individu
4. kelompok dalam artian interaksi : adalah sejumlah orang yang berkomunikasi satu sama lain yang sering melampaui rentang waktu tertentu, dan jumlahnya cukup sedikit sehingga setiap orang  dapat berkomunikasi dengan baik.

Tipe tipe kelompok

Kelompok dapat diklasifikasikan kedalam beberapa tipe , antara lain :

1. kelompok formal : suatu kelompok kerja yang ditandai dan didefinisikan oleh struktur organisasi
2. kelompok informal : suatu kelompok yang tidak terstruktur secara formal atau tidak ditetapkna secara organisasi.
3. kelompok komando : kelompok yang ditetapkan atau diperintahkan  langsung oleh organisasi, yang etrdiri dari seorang manajer dan bawahan langsungnya.
4. kelompok tugas : kelompok yang terdiri dari mereka yang  bekerja bersama untuk menyelesaikan suatu tugas pekerjaan
5. kelompok kepentingan : kelompok yang bekerja bersama untuk mencapai suatu sasaran khusus yang menjadi kepedulian dari tiap orang
6. kelompok persahabatan : mereka yang bergabung bersama sama karena mereka berbagi  satu karakteristik atau lebih.

Tahap tahap perkembangan kelompok

Ada lima tahap perkembangan kelompok, atau lebih dikenal dengan model lima tahap :

1. tahap pembentukan (forming) :  tahap pertama  dalam perkembangan kelompok yang dicirikan oleh banyak nya ketidak pastian. Mengenai struktur, maksud dan tujuan, dan kepemimpinan kelompok.
2. tahap keributan (storming) : tahap kedua dalam perkembangan kelompok yang dicirikan  oleh konflik didalam kelompok, artinya para anggota menerima baik eksistensi kelompok, tetapi melawan adanya kendala kendala  yang dikenakan oleh kelompok terhadap individualitas.
3. tahap penormaan (norming) : tahap ketiga dalam perkembangan kelompok, dicirikan oleh hubungan akrab  dan kekohesifan (ke saling tertarikan)
4. tahap pengerjaan (performing): tahap keempat dalam perkembangan kelompok, dimana kelompok tersebut sepenuhnya berfungsi dan diterima dengan baik.
5. tahap penundaan (adjourning) : tahap terakhir dalam perkembangan kelompok dengan ciri kepedulian untuk menyelesaikan kegiatan kegiatan , bukan melaksanakan tugas.

Apakah Kelompok itu?

Kelompok merupakan kumpulan dua orang atau lebih yang berinteraksi dan saling mempengaruhi satu dengan lainnya, dan dibentuk bersama berdasarkan pada interes atau tujuan yang sama.

Perilaku kelompok merupakan respon-respon anggota kelompok  terhadap struktur sosial kelompok dan norma yang diadopsinya.

Perilaku kolektif merupakan tindakan seseorang oleh karena pada saat yang sama berada pada tempat dan berperilaku yang sama pula.

Mengapa seseorang bergabung dalam kelompok?

Ada dua alasan seseorang bergabung dalam kelompok. Pertama, untuk mencapai tujuan yang bila dilakukan sendiri tujuan itu tidak tercapai. Kedua, dalam kelompok seseorang dapat tepuaskan kebutuhannya dan mendapatkan reward soaial seperti rasa bangga, rasa dimiliki, cinta, pertemanan, dsb.  Besarnya anggota kelompok akan mempengaruhi interaksi dan keputusan yang dibuatnya. Brainstorming dalam mengambil keputusan kelompok akan efektif bila anggota kelompoknya 5-10 orang.  Kohesivitas kelompok merupakan derajat dimana anggota kelompok saling menyukai, memiliki tujuan yang sama, dan ingin selalu mendambakan kehadiran anggota lainnya. Biasanya kohesivitas ini dikaitkan dengan produktivitas kelompok. Namun tidak semua bentuk kohesivitas kelompok ini berdampak positif, karena anggota bisa merasa tertekan untuk selalu conform terhadap norma kelompok.

Pengaruh Orang Lain pada  Performance (Perilaku Individu).

1.      Kehadiran orang lain bisa mempengaruhi usaha (effort) seseorang. Bentuk dari efek ini antara lain: persaingan (rivalry), fasilitasi sosial, dan social loafing. Rivalry merupakan peningkatan motivasi dan usaha seseorang pada suatu kompetisi.  Fasilitasi sosial merupakan peningkatan usaha seseorang karena mengetahui orang lain yang juga melakukan hal yang sama. Sedangkan social loafing merupakan menurunnya kinerja seseorang dalam kelompok bila dibandingkan dengan  kerja individual.

2.      Kehadiran orang lain menyebabkan meningkatnya Arousal.Robert Zajonc menyatakan bahwa kehadiran orang lain dapat meningkatkan drive atau tingkat arousal. Performance akan meningkat bila bentuk perilakunya itu sederhana, dikuasai, dan responya sesuai dengan situasi yang berlangsung. Sebaliknya, performance akan menurun, bila  responnya kompleks, dan tidak dikuasai.

3.      Kehadiran orang lain dapat menyebabkan distraksi (konflik performance) dan  evaluasi.Bila seseorang itu sadar bahwa ia memiliki audiens, ia mungkin cenderung mengalami dua konflik yaitu: memperhatikan pada tugas (pool position) atau memperhatikan audiensnya. Konflik ini menyebabkan meningkatnya arousal dan pada akhirnya  dapat meningkatkan kecenderungan untuk memberikan respon  secara dominan. Bila audiens dirasakan mengevaluasi performance seseorang maka  performance seseorang akan terpengaruh kadang meningkat dan kadang menurun.

Faktor-Faktor yang mempengaruhi Pengambilan Keputusan Kelompok

1.      Komposisi kelompokAda 4 hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun komposisi kelompok.

1. penerimaan tujuan umum; mempengaruhi kerjasama dan tukar informasi
2. pembagian (divisibilitas) tugas kelompok; tidak semua tugas dapat dibagi
3. komunikasi dan status struktur; biasanya yang osisinya tertinggi paling mendominasi dalam kelompok.
4. ukuran kelompok; semakin besar kelompok semakin menyebar opini, konsekuensinya adalah semakin lemah partisipasi individu dalam kelompok tersebut.

2.      Kesamaan anggota kelompokKeputusan kelompok akan cepat dan mudah dibuat bila anggota kelompok sama satu dengan yang lain.

3.      Pengaruh (pengkutuban) polarisasi kelompok. Seringkali keputusan yang dibuat kelompok lebih ekstrim dibandingkan keputusan individu. Hal itu disebabkan karena adanya perbadingan sosial.  Tidak semua orang berada di atas rata-rata. Oleh karena itu untuk mengimbanginya perlu dibuat keputusan yang jauh dari pendapat orang tersebut.

GROUPTHINK

Merupakan proses ketika kelompok menghadapi keputusan yang penuh stres, mereka  menjadi lebih memperhatikan adanya kesepatan daripada mengevaluasi fakta-fakta yang muncul dalam situasi yang dipikirkan. Hal ini bisa saja terjadi karena kelompok melakukan  devensive avoidance, yaitu mencoba menghindari informasi yang mungkin menyebabkan kecemasan.

Janis (1982) menulis bahwa group thinking terjadi karena pembuat keputusan itu adalah kelompok yang kohesif, ada kesalahan struktural dalam organisasi (pimpinan yang dominan), adanya situasi yang provokatif. Gejala Groupthink dapat digambarkan dari 3 tipe: yaitu: over-estimasi terhadap kelompoknya, kedekatan berpikir, dan tekanan untuk menjadi sama (seragam).

Kelompok dapat menghindari Groupthink dengan dua tahap: discouraging leader bias, dan menghindari isolasi kelompok. Kelompok jangan sampai dominan, dan memberikan kepada anggota untuk mengkritik. Untuk menghindari isolasi kelompok, rencana kebijakan kelompok dapat dibagi ke dalam sub grup dan dan sub grup ini bertemu untuk membahas tujuan kelompok secara terpisah, dengan pemimpin masing-masing sub group yang berbeda dengan pemimpin semula.

KEPEMIMPINAN

Apakah kepemimpinan itu?

Brigham (1991) mendefinisikan bahwa  pemimpin (leader) adalah seseorang yang: (1). dapat mempengaruhi arah kelompok dengan mempengaruhi sikap-sikapnya dan perilakunya, dan (2) memelihara image kelompok sehingga menjadi perhatian yang tertanam bagi para anggotanya.Menjadi pemimpin berarti melibatkan adanya transaksi antara pemimpin dengan pengikutnya. Hollander (1986) menyatakan bahwa  pemimpin itu berperan mengarahkan, membimbing, dan mempengaruhi, sedangkan pengikutnya memberikan status, harga diri, dan kesediannya untuk merespon pengaruh pimpinan. Dengan pengertian itu, pemimpin merupakan peran sosial yang mencerminkan pengaruh yang terlegitimasi. Kita dapat menganalisis perilaku kepemimpinan secara lebih dekat dengan memperhatikan pada pemimpin di dalam kelompok (Forsyth, 1990; Lord, 1977).

Perilaku tersebut antara lain:

1.      Menolong menetapkan dan mencapai tujuan kelompok. Posisi ini menjadikannya sebagai polecy-maker dan pembuat rencana.

2.      Membina kelompok. Pemimpin harus bisa meredam ketegangan, menjadi pengadil bila ada perbedaan, dan menjadi kebersamaan.

3.      Menjadi simbol identifikasi. Dengan beridentifikasi pada pemimpinnya, anggota akan selalu menjaga kesatuannya. Pemimpin pemerintahan dan pemimpin suatu serikat / organisasi sering berperan seperti ini.

4.      Mewakili kelompok kepada dunia luar. Pemimpin merupakan wakil kelompok untuk melakukan hubungan dan negosiasi dengan kelompok lain.

5.      Melakukan transformasi kelompok. Pemimpin dapat dibantu untuk menjalankan perannya sebagai pemimpin, sedangkan pengikutnya menjadi agent moral pemimpinnya.

Perilaku organisasi

Perilaku Organisasi adalah suatu disiplin ilmu yang mempelajari bagaimana seharusnya perilaku tingkat individu, tingkat kelompok, serta dampaknya terhadap kinerja (baik kinerja individual, kelompok, maupun organisasi).

Perilaku organisasi juga dikenal sebagai Studi tentang organisasi. Studi ini adalah sebuah bidang telaah akademik khusus yang mempelajari organisasi, dengan memanfaatkan metode-metode dari ekonomi, sosiologi, ilmu politik, antropologi dan psikologi. Disiplin-disiplin lain yang terkait dengan studi ini adalah studi tentang Sumber daya manusia dan psikologi industri serta perilaku organisasi.

Studi organisasi adalah telaah tentang pribadi dan dinamika kelompok dan konteks organisasi, serta sifat organisasi itu sendiri. Setiap kali orang berinteraksi dalam organisasi, banyak faktor yang ikut bermain. Studi organisasi berusaha untuk memahami dan menyusun model-model dari faktor-faktor ini.

Seperti halnya dengan semua ilmu sosial, perilaku organisasi berusaha untuk mengontrol, memprediksikan, dan menjelaskan. Namun ada sejumlah kontroversi mengenai dampak etis dari pemusatan perhatian terhadap perilaku pekerja. Karena itu, perilaku organisasi (dan studi yang berdekatan dengannya, yaitu psikologi industri) kadang-kadang dituduh telah menjadi alat ilmiah bagi pihak yang berkuasa. Terlepas dari tuduhan-tuduhan itu, Perilaku Organisasi dapat memainkan peranan penting dalam perkembangan organisasi dan keberhasilan kerja.

Sejarah

Meskipun studi ini menelusuri akarnya kepada Max Weber dan para pakar yang sebelumnya, studi organisasi biasanya dianggap baru dimulai sebagai disiplin akademik bersamaan dengan munculnya manajemen ilmiah pada tahun 1890-an, dengan Taylorisme yang mewakili puncak dari gerakan ini. Para tokoh manajemen ilmiah berpendapat bahwa rasionalisasi terhadap organisasi dengan rangkaian instruksi dan studi tentang gerak-waktu akan menyebabkan peningkatan produktivitas. Studi tentang berbagai sistem kompensasi pun dilakukan.

Setelah Perang Dunia I, fokus dari studi organisasi bergeser kepada analisis tentang bagaimana faktor-faktor manusia dan psikologi mempengaruhi organisasi. Ini adalah transformasi yang didorong oleh penemuan tentang Dampak Hawthorne. Gerakan hubungan antar manusia ini lebih terpusat pada tim, motivasi, dan aktualisasi tujuan-tujuan individu di dalam organisasi.

Para pakar terkemuka pada tahap awal ini mencakup:

• Chester Barnard
• Henri Fayol
• Mary Parker Follett
• Frederick Herzberg
• Abraham Maslow
• David McClelland
• Victor Vroom

Perang Dunia II menghasilkan pergeseran lebih lanjut dari bidang ini, ketika penemuan logistik besar-besaran dan penelitian operasi menyebabkan munculnya minat yang baru terhadap sistem dan pendekatan rasionalistik terhadap studi organisasi.

Pada tahun 1960-an dan 1970-an, bidang ini sangat dipengaruhi oleh [[psikologi sosial[[ dan tekanan dalam studi akademiknya dipusatkan pada penelitian kuantitatif.

Sejak tahun 1980-an, penjelasan-penjelasan budaya tentang organisasi dan perubahan menjadi bagian yang penting dari studi ini. Metode-metode kualitatif dalam studi ini menjadi makin diterima, dengan memanfaatkan pendekatan-pendekatan dari antropologi, psikologi dan sosiologi.

Keadaan bidang studi ini sekarang

Perilaku organisasi saat ini merupakan bidang studi yang berkembang. Jurusan studi organisasi pada umumnya ditempatkan dalam sekolah-sekolah bisnis, meskipun banyak universitas yang juga mempunyai program psikologi industri dan ekonomi industri pula.

Bidang ini sangat berpengaruh dalam dunia bisnis dengan para praktisi seperti Peter Drucker dan Peter Senge yang mengubah penelitian akademik menjadi praktik bisnis. Perilaku organisasi menjadi semakin penting dalam ekonomi global ketika orang dengan berbagai latar belakang dan nilai budaya harus bekerja bersama-sama secara efektif dan efisien. Namun bidang ini juga semakin dikritik sebagai suatu bidang studi karena asumsi-asumsinya yang etnosentris dan pro-kapitalis (lihat Studi Manajemen Kritis)

Terdapat 4 aturan kinerja dalam suatu bisnis:

1. Produktivitas yang efektif dan efisien, yakni minimal biaya dengan tepat guna atau sasaran.
2. Absensi, yakni rasio antara jumlah jam kerja dengan jam kerja seharusnya.
3. Kepuasan kerja
4. Tingkat perputaran tenaga kerja (Labor turn over), yakni perbandingan antara jumlah karyawan yang masuk dan yang keluar dibagi jumlah tenaga kerja.

Tantangan Bisnis yang akan datang

1. Masalah: Meningkatnya produktivitas tenaga kerja. Tantangan bisnis ke depan adalah bagaimana menciptakan keunggulan bersaing dan mempertahankan kesinambungan bisnis sehingga tuntutan peningkatan produktivitas kerja menjadi suatu keharusan. Upaya peningkatan produktivitas kerja diantaranya melalui perubahan perilaku.
2. Peningkatan keahlian tenaga kerja. Keahlian dinyatakan dalam 3 bentuk: keahlian berkonsep, keahlian teknis dan keahlian teknologi.
3. Menurunnya tingkat kesetiaan karyawan
4. Respon atas era globalisasi (hilangnya batas waktu dan ruang), yakni globalisasi ekonomi dan globalisasi perusahaan.
5. Budaya keanekaragaman tenaga kerja.
6. Munculnya peniru temporer, yakni terdapat pergantian karena adanya persaingan sehingga daur hidup produk semakin singkat. Untuk itu produk yang jenuh membutuhkan inovasi-inovasi, salah satunya dengan cara menaikkan tingkat ketrampilan.
7. Peningkatan kualitas pelayanan, produk, dan layanan purna jual.
8. Tuntutan dalam beretika bisnis.

perilaku organisasi

Syllabus VI

Teori Motivasi dan Konsep Konsep Dasar Motivasi ( bag III )

Lilisulastri lagut

Process Theory :

Skinner’s Reinforcement Theory

Teori ini berasumsi bahwa orang dikondisikan  akan bertingkah laku  tertentu yang disebabkan  oleh respons  masa lalu pada  situasi yang sama. Dengan kata lain, bahwa tingkah laku pegawai dapat diprediksi dengan didasari oleh tindakan  yang telah dilakukan oleh pegawai  dimasa lalu terhadap  pekerjaan yang sama.

Reinforcement theory menyarankan apabila pihak perusahaan memberikan respons positif terhadap tingkah laku pegawainya, maka pegawai tersebut tidak akan mengulangi tindakan atau tingkah laku yang sama. Sebaliknya, jika pihak perusahaan memberikan respon yang negatif, maka pegawai tersebut tidak akan melakukan tindakan yang sama  atau menghindari tindakan tersebut dikemudian hari.

Gary Dessler  dalam bukunya Improving Productivity at Work (1983:19) menjelaskan bahwa ada dua Reinforcement untuk merubah tingkah laku. Pertama: positive Reinforcement,seperti halnya pemberian reward berupa bonus, penghargaan,dan perasaan akan pencapaian dalam menyelesaikan suatu tugas atau pekerjaan. Kedua: negative Reinforcement, termasuk dalam kategori  disini adalah penurunan jabatan,pemberhentian, dan teguran.

Dala pelaksanaan positive Reinforcement, dapat dilakukan dengan tiga cara :

1. Social Reinforcement. Merupakan salah satu bentuk  dari reinforcement yang termudah dan termurah untuk dilakukan, termasuk diantaranya adalah pujian dari atasan dan surat ucapan terimakasih  dari pimpinan sebagai pemimpin tertinggi perusahaan
2. Intrinstic Reinforcement, bentuk dari Reinforcement yang terjadi sebagai penguatan secara alamiah dari suatu tingkah laku.
3. Tangible Reinforcement, bentuk dari positive Reinforcement dimana dalam hal ini termasuk pemberian bonus, tunjangan tunjangan dan lain lain

Tindakan lain dari Reinforcement selain Positive Reinforcementadalah negative Reinforcement yangd isebut juga sebagai punishment atau hukuman. Dalam melakukan tindakan punishment oleh perusahaan harus dilakukan dengan hati hati dan hanya dilakukan jika peraturan perusahaan dilanggar.

Adam’S Equity Theory

Teori  ini  berhubungan dengan anggapan atau kepercayaan  pegawai  apakah ia diperlakukan adil atau tidak dibandingkan dengan pegawai lain  dalam posisi pekerjaan yang sama. dimana dalam teori ini berasumsi bahwa setiap pegawai akan selalu timbul dua pertanyaan tentang pekerjaan yang mereka lakukan. Yaitu apa yang didapat terhadap tindakan yang mereka lakukan.

Teori keadilan ini  merupakan perbandingan yang dilakukan terhadap:

1. self-inside, yaitu perbandingan pengalaman kerja  pada jabatan yang berbeda dalam suatu organisasi
2. self-outside, yaitu perbandingan pengalaman kerja pada situasi atau jabatan diluar organisasi
3. Other-inside, yaitu perbandingan terhadap individu atau kelompok  lain dalam suatu organisasi
4. Other-Outside, yaitu perbandingan terhadap individu atau kelompok  diluar organisasi.

Teori ini juga mengemukakan bahwa individu tidak hanya memperhatikan  jumlah total rewards yang diterima atas usaha mereka tetapi juga memperhatikan jumlah yang diterima oleh orang lain. Atas dasar inputs seseorang  seperti halnya usaha atau effort, pengalaman, pendidikan,  dan kemampuan  seseorang  akan membandingkan  outcomes seperti halnya tingkat upah atau gaji,pengakuan, dan faktor faktor lain. Apabila terjadi ketidakseimbangan rasio outcomes –inputs dengan orang lain, maka timbul suatu ketegangan. Dan ketegangan ini merupakan dasar dari motivasi.

---

[1] Stephen P.Robbins, organiational behavior 1996:199

perilaku organisasi

Syllabus VI

Teori Motivasi dan Konsep Konsep Dasar Motivasi ( bag II )

Lilisulastri lagut

Process Theory :

sementara teori proses lebih mengarahkan perhatiannya pada proses melalui pegawai yang melakukan pilihan pilihan motivasinya. Teori proses atau re-inforcement menyatakan bahwa prilaku seorang pegawai dapat dikendalikan dengan rewards dan punishment.  Dengan menggunakan  pendekatan carrot and stick yang menggabungkan keduanya. Teori lain yang termasuk didalamnya adalah the Vroom’s Expectancy theory,the skinner’s Reinforcement theory, dan the adam’s equity.

Vroom’s Expectancy theory

The Expectancy theory yang dikemukakan oleh Victor Room menyatakan bahwa kekuatan suatu kecenderungan untuk bertindak dalam suatu cara  tertentu bergantung pada kekuatan suatu pengharapan bahwa tindakan itu akan diikuti oleh suatu keluaran tertentu dan pada daya tarik dari keluaran tersebut bagi individu itu.

Teori ini juga menyatakan  bahwa seorang pegawai dimotivasi untuk menjalankan tingkat  upaya yang tinggi bila ia meyakini upaya tersebut menghantar pada suatu penilaian kinerja yang baik.dan suatu penilaian yang baik  akan mendorong dikeluarkannya ganjaran/imbalan organisasional  seperti bonus, kenaikan gaji, atau promosi sehingga dapat memuaskan tujuan tujuan pribadi pegawai tersebut. Sehingga teori ini memfokuskan pada  tiga hubungan:

1. hubungan upaya – kinerja; probabilitas yang dipersepsikan oleh individu  yang mengeluarkan sejumlah  upaya tertentu yang akan   mendorong kinerja
2. hubungan kinerja  — imbalan; derajat sejauhmana individu itu meyakini bahwa kinerja pada suatu tingkat tertentu  akan mendorong tercapainya suatu keluaran yang diinginkan
3. hubungan imbalan – tujuan pribadi;  derajat sejauhmana imbalan organisasional memenuhi tujuan tujuan atau kebutuhan pribadi seorang individu, dan daya tarik imbalan tersebut untuk individu

teori ini (teori pengharapan) juga membantu menjelaskan mengapa banyak sekali pegawai yang tidak termotivasi pada pekerjaannya dan semata mata melaksanakan pekerjaan  hanya untuk menyelamatkan diri saja.  Teori ini juga secara logis berusaha membangun proses proses mental yang mengarahkan seseorang untuk mengeluarkan sejumlah usaha  dengan tujuan tertentu dan meramalkan situasi situasi dimana antara tautan  upaya– kinerja –imbalan yang jelas dipersepsikan oleh individu tersebut. Karena sedikit individu  yang mempersepsikan suautu korelasi  yang tinggi antara kinerja dan imbalan/kompensasi  dalam pekerjaan mereka, maka teori ini cenderung bersifat idealistis.dan sebagai suatu model kemungkinan (contigency model) teori harapan menyatakan bahwa tidak ada azas yang universal  untuk menjelaskan motivasi  dari setiap orang hanya karena kita memahami ebutuhan apakah  yang dicari seseorang  untuk dipenuhi tidaklah memastikan bahwa individu  itu sendiri  yang mempersepsikan kinerja tinggi sebagai penghantar ke pemenuhan kebutuhan itu.

Stephen P Robbinss (1997:187) menjelaskan bahwa kekuatan untuk melakukan suatu tindakan tergantung pada kekuatan sebuah pengharapan dimana tindakan tersebut akan diikuti dengan pemberian  outcome dan ketertarikan outcome tersebut kepada individu yang akan melakukan tindakan.

Dalam teori pengharapan ini terdapat tiga variabel, yaitu :

1. attractiveness : the importance that the individual places on the potential outcome or reward that can be achieved on the job,this considers the unstisfied needs of the individual.
2. performance-reward linkage : the degree to which the individual believes that performing at a particularlevel will lead to the attainment of a desired outcome.
3. effort-performance linkage : the probability perceived bye the individual that exerting a given amount of effort will lead to performance.

Model pengharapan  yang sederhana ini dapat dilihat dalam gambar berikut :

( Sumber : Stephen P Robbins, 1997:188, Simplified Expectancy Model)

Dalam gambar diatas dijelaskan bahwa kekuatan dari motivasi seseorang untuk melakukan suatua usaha (effort) tergantung dari seberapa besar kepercayaannya bahwa orang akan dapat  atau mempunyai kemampuan untuk melakukan usaha. Jika individu percaya bahwa  usaha tersebut dapat dicapai (performance), apakah hasil dari performance itu diberikan suatu reward . dan bila reward tersebut diberikan oleh organisasi, maka timbul pertanyaan, apakah reward yang diterima oleh organisasi  dapat memberikan kepuasan terhadap individu tersebut. Dan  jika terpenuhi  maka tujuan individu akan tercapai.

perilaku organisasi

Syllabus VI

Teori Motivasi dan Konsep Konsep Dasar Motivasi (bag I)

lilisulastri lagut

Sumber daya manusia adalah salah satu faktor penting dalam suatu perusahaan, organisasi atau lembaga untuk menjalankan segala kegiatan. Agar proses kegiatan ini berjalan sesuai dengan keinginan perusahaan, maka dibutuhkan pegawai pegawai yang memiliki kemampuan dan kemauan yang tinggi.

Stephen P Robbin (1996:198) mendefinisikan motivasi : kesediaan untuk mengeluarkan tingkat upaya yang tinggi ke arah tujuan organisasi, yang dikondisikan oleh kemampuan upaya itu untuk memenuhi sesuatu kebutuhan individual”.

Definisi tersebut memiliki tiga unsur kunci, yaitu upaya/effort, tujuan organisasi/organizational goals, dan kebutuhan/need. Unsur effort, merupakan ukuran intensitas, bila seseorang termotivasi, maka ia akan mencoba sekuat tenaga untuk mendapatkan apa yang dinginkannya. Upaya yang tinggi dan pekerjaan disalurkan pada arah yang  benar dan bermanfaat    akan membawa pada hasil kierja yang tinggi dan menguntungkan bagi perusahaan.dengan mempertimbangkan kualitas dan upaya(effort) maupun intensitasnya, dan konsisten dengan arah dan tujuan organisasi (organizational goals) maka motivasi menjadi sangat penting posisinya sebagai sebuah proses pemenuhan kebutuhan[1].

Sedangkan kebutuhan (needs) adalah suatu keadaan internal yang menyebabkan  hasil hasil tertentu tampak menarik. Suatu kebutuhan yang tak terpuaskan akan menciptakan tegangan tegangan yang merangsang dorongan didalam diri tiap individu. Dorongan ini menimbulkan suatu prilaku pencarian untuk menemukan tujuan tujuan tertentu yang jika tercapai kebutuhan tersebut, maka akan terjadi pengurangan tegangan.

Pegawai yang termotivasi berada dalam kondisi tegang,untuk mengendurkan tegangan ini,mereka mengeluarkan upaya. Makin besar tegangan, makin tinggi tingkat upaya itu.jika upaya ini berhasil menghantar  pada pemenuhan kebutuhan tersebut, maka tegangan akan dikurangi. Karena proses motivasi ini kepentingannya dengan prilaku kerja, maka pengurangan tegangan harus diarahkan  pada tujuan tujuan organisasi dan motivasi menjadi persyaratan  bahwa kebutuhan individu  itu sesuai (compatible) dan konsisten dengan tujuan organisasi.

Motivasi seorang pegawai untuk bekerja biasanya didasarkan pada kebutuhan  yang berbeda. Sesuai dengan tingkat pendidikan dan kondisi ekonominya. Orang yang semakin terdidik dan semakin independen secara ekonomi, maka sumber motivasinya akan berbeda. Tidak hanya didasarkan pada formal authority and financial incentives , ada faktor lain seperti kebutuhan untuk berkembang (growth and achievment).

Motivasi juga dipengaruhi oleh faktor faktor lain:

• faktor individual, terdiri dari kebutuhan kebutuhan (needs), tujuan tujuan (goals), sikap (attitude), dan kemampuan (ability)
• faktor organisasional, sementara  faktor organisasional  meliputi: pembayaran gaji (pay), kemananan pekerjaan (job security), hubungan sesama pekerja (co-workers),pengawasan (supervision),pujian (praise) dan pekerjaan itu sendiri (job it self)

Beberapa teori motivasi

Terdapat sejumlah teori yang membahas tentang motivasi pegawai dalam sebuah perusahaan atau organisasi. Teori teori tersebut dapat dikelompokkan dalam dua kategori utama, yaitu: 1).  content 2). Process

content theory :

Teori content meliputi : teori teori kebutuhan, antara lain teori kebutuhan Maslow (Maslow’s Hierarchy of needs theory),Herzberg’s TwoFactors theory, McClelland’s need Achievement theory, dan ERG theory oleh Alderfer.

Maslow’s Hierarchy of Needs Theory

Teori motivasi yang paling di kenal baik adalah hierarki kebutuhan Abraham Maslow. bahwa kebutuhan manusia terdiri atas lima bagian  yang tersusun dalam satu hierarki.

1. fa’ali (fisiologis atau physicological needs): antara lain rasa lapar,haus, perlindungan (pakaian, perumahan),seks dan kebutuhan fisik lain. Dalam  perusahaan atau organisasi, kebutuhan kebutuhan dalam tingkat ini berupa uang, liburan, program pensiun,masa istirahat,lingkungan kerja yang nyaman dan aman,.
2. kebutuhan keamanan dan keselamatan (safety and securiy needs),kebutuhan akan kebebasan dari ancaman,baik ancaman lingkungan dan ancaman lain. Dalam perusahaan atau organisasi,  kebutuhan ini dapat berupa keamanan bekerja,senioritas, kondisi kerja yang aman dan nyaman, tunjangan tambahan, asuransi, program program pemberhentian kerja, uang pesangon
3. kebutuhan rasa memiliki (social needs). Kebtuhan akan cinta, kasih sayang, rasa dimiliki,sense of belonging, diterima baik oleh setiap komunitas, dan friendship.dalam organisasi , kebutuhan ini  dapat berupa kelompok kerja, team baik secara formal atau informal
4. kebutuhan akan harga diri (esteem needs). Kebutuhan akan penghargaan diri dan penghargaan dari orang lain, harga diri, otonomi,dan prestasi merupakan faktor internal, sementara seperti pengakuan status, dan perhatian merupakan faktor eksternal. Dalam organisasi, kebutuhan ini berupa reputasi diri, pengakuan, gelar, simbol status, tanggung jawab, promosi, dan apresiasi.
5. kebutuhan aktualisasi diri (self  actualization needs). Kebutuhan untuk mewujudakn/mengaktualisasikan diri  dengan memaksimalkan penggunaan kemampuan,keahlian, dan potensi sehingga kepuasan diri terpenuhi.

Untuk memenuhi kebutuhan yang lebih tinggi, maka kebutuhan sebelumnya atau kebutuhan yang lebih rendah harus sudah terpenuhi atau terpuaskan. Karena apabila kebutuhan yang lebih rendah atau sebelumnya sudah terpenuhi, maka kebutuhan tersebut tidak menjadi penting lagi. Maslow juga menyatakan bahwa individu yang berada pada tingkat pemenuhan kebutuhan  kedua yaitu safety dan security, maka sebagian besar kemungkinan termotivasi olebh uang. Teori maslow juga menjelaskan bahwa prilaku manusia  didorong oleh stimuli internal dan eksternal tertentu. Ada tiga variabel utama dalam menjelaskan prilaku pegawai:

1. employee needs, bahwa sejumlah pegawai mempunyai sejumlah kebutuhan yang hendak dipenuhi, berkisar pada: 1) existense (biological and safety). b) relatedness (affection,companionship and influence), dan c) growth (achievment and self actualization)
2. organizational incentives, bahwa organisasi  mempunyai sejumlah rewards untuk memenuhi kebutuhan kebutuhan pegawai. Reward ini mencakup: 1)substantive rewrads (pay, job security, and physical working conditions), 2) interactive rewards (co-worker ,supervision, praises, and recognition ) 3). Intrinsic rewards (accomplishment, challenge, and responsibility)
3. perceptual outcome : bahwa pegawai biasnaya mempunyai sejumlah persepsi mengenai : a) nilai dari reward organisasi. b) hubungan antara performansi dengan reward dan c) kemungkinan yang bisa dihasilkan mellaui usaha usaha mereka dalam performansi kerjanya.

Herzberg’s Two factor Theory

Teori ini mengungkapkan bahwa kebutuhan manusia terbagi menjadi dua kebutuhan,  yakni sebagai hygiene factors dan motivators. Hygiene factors disebut sebagai maintenance factors atau dissatisfier. Sedangkan  motivators disebut sebagai satisfier.

Dari penelitian yang telah dilakukan oleh Herzberg ditemukan bahwa ada dua rangkaian kondisi. Pertama, kondisi ekstrinsik yaitu suatu kondisi yang menghasilkan ketidakpuasan jika kondisi ekstrinsik itu tidak ada. Kondisi ekstrinsik ini merupakan faktor yang membuat orang merasa dissatisfied atau tidak puas. Atau dengan kata lain  disebut juga dengan hygiene factors.

Herzberg mengungkapkan  bahwa hygiene factors diperlukan untuk mempertahankan suatu keadaan  “ karena tidak adanya ketidakpuasan”kedua, kondisi instrinsik yang dapat dikatakan  sebagai isi pekerjaan (job content),keberadaan kondisi ini dalam suatu pekerjaan akan menggerakkan tingkat motivasi kerja yang kuat sehingga menghasilkan kinerja yang baik, tetapi sebaliknya  jika kondisi ini tidak ada dalam suatu pekerjaan, maka tidak akan menimbulkan rasa ketidakpuasan yag berlebihan, kondisi intrinsik ini dapat disebut sebagai motivator atau pemuas.

McClelland’s Theory of Needs

Teory ini berfokus pada tiga jenis kebutuhan:

1. need for achievement; the drive to excel,to achieve in relation to a set of standards,to strive to succeed.pada tingkatan, individu mempunyai keinginan untuk berbuat sesuatu lebih baik atau lebih efisien dari perbuatan atau tindakan sebelumnya.
2. need for power;  the need to make other behave in a way that they would not have behaved otherwise. Kebutuhan ini adalah suatu keinginan untuk mempunyai pengaruh dan mempunyai kontrol terhadap orang lain serta lebih condong memperhatikan prestise daripada efektivitas kinerja
3. need for afiliation ; the desire for friendly and close iterpersonal  relationship. Pada tingkat kebutuhan yang ketiga ini, individu mempunyai dorongan akan persahabatan dan lebih senang akan situasi yang kooperative dari pada situasi yang kompetitif

Alderfer’s 3-Level Hierarchy

Clayton P.Alderfer menyokong teori Maslow yang menyatakan bahwa kebutuhan manusia disusun berdasarkan hierarki. Alderfer’s 3-Level Hierarchy dapat juga disebut sebagai teori ERG dimana teori ini menyatakan  bahwa kebutuhan manusia terdiri dari tiga tingkatan yang tersusun dalam suatu hirarki:

1. tingkatan pertama, Eksistensi (E), yaitu kebutuhan yang dipuaskan oleh faktor faktor seperti makanan, air, udara, upah, kondisi kerja
2. tingkatan kedua, Relatedness (R), atau ketertarikan. Kebutuhan ini adalah kebutuhan yang dipuaskan oleh hubungan sosial dan hubungan antar pribadi yang bermanfaat
3. tingkatan ketiga, Growth (G), atau pertumbuhan. Yaitu suatu kebutuhan dimana individu merasa puas dengan membuat suatu kontribusi  yang kreatif dan produktif

perilaku organisasi

Syllabus V

PERSEPSI DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Lilisulastri lagut

Persepsi : adalah suatu proses dimana individu  mengorganisasikan dan menafsirkan kesan kesan indera mereka agar memberikan makna bagi lingkungannya

ada beberapa faktor yang mempengaruhi persepsi :

1. pelaku persepsi : perceiver, karakteristik pribadi seseorang yang dipengaruhi oleh sikap, motif, kepentingan atau minat, pengalaman masa lalu dan ekpektansi atau pengharapan
2. target
3. situasi

Teori tentang persepsi :

persepsi yang diberikan terhadap orang akan berbeda dengan persepsi  terhadap objek mati, terdapat beberapa teori yang dikemukakan oleh para ahli berkaitan dengan cara membuat penilaian mengenai orang lain atau persepsi orang  adalah teori atribusi : teori yang mengarahkan bagaimana kita mengamati perilaku individu dan mencoba menentukan apakah masalah tersebut ditimbulkan secara internal atau eksternal.

Ada tiga faktor  yang dapat menentukan masalah tersebut, yaitu:

• kekhususan, yakni apakah setiap individu memperlihatkan perilaku  yang berbeda dalam situasi yang berbeda pula
• konsensus, bila seseorang dihadapkan pada situasi yang sama dan menjawab dengan cara yang sama
• kesinambungan, bila seseorang pada setiap waktu melakukan tindakan dengan cara yang sama

beberapa cara yang digunakan untuk menilai orang lain :

1. persepsi selektif : persepsi yang kecenderungannya hanya memperlihatkan aspek  aspek tertentu  dari seseorang yang mendasarkan  pada kepentingan, latar belakang, pengalaman dan sikap.
2. efek hallo :  menarik suatu kesan umum mengenai suatu individu berdasarkan satu karakteristik tunggal
3. proyeksi : menghubungkan karakteristik karakteristik nya sendiri kepada orang lain
4. efek kontras : evaluasi  dari karakteristik seseorang yang dipengaruhi oleh pembandingan pembandingan dengan orang lain yang baru saja dijumpai yang berperingkat lebih tinggi atau lebih rendah  pada`karakteristik yang sama
5. stereotyping : menilai seseorang atas dasar persepsi seorang terhadap kelompok seseorang itu, atau menyamaratakan karakteristik seorang  dengan anggota kelompoknya

hubungan antara persepsi dan pengambilan keputusan

keputusan adalah : pembuatan pilihan diantara dua alternatif atau lebih

proses pengambilan keputusan terjadi sebagai suatu reaksi terhadap suatu masalah /problem.

Problem adalah : suatu penyimpangan antara sesuatu keadaan  dewasa ini dan keadaan yang diinginkan.

Terkait dengan  bagaimana seharusnya seorang individu mengambil keputusan dalam rangka memecahkan masalah sehingga mencapai hasil maksimal, terdapat satu model pengambilan keputusan, yaitu:

1. Model optimasi : suatu model pengambilan keputusan yang menguraikan bagaimana individu individu seharusnya berperilaku agar mencapai hasil maksimal.

Terdapat beberapa langkah model optimasi :

1. pastikan kebutuhan akan suatu keputusan
2. kenali kriteria keputusan
3. alokasikan bobot kepada kriteria itu
4. kembangkan alternatif alternatif
5. evaluasi alternatif
6. pilihlah alternatif yang terbaik

2. Model satisficing : suatu model pengambilan keputusan dimana pengambil keputusan memilih pemecahan pertama yang dianggap  cukup baik yaitu memuaskan/satisfactory, dan cukup/sufficient

3. model keunggulan implisit : suatu model pengambilan keputusan dimana secara dini dalam proses keputusan itu pengambil keputusan secara implisit memilih suatu alternatif yang lebih disukai dalam proses keputusan dan penalaran terhadap pilihan yang lainnya

4. model intuitif : suatu proses pengambilan keputusan tak sadar yang diciptakan dari dalam pengalaman yang terasing

Pengambilan keputusan yang etis

Pengambilan keputusan yang etis  merupakan suatu kriteria yang penting dalam pengambilan keputusan organisasional.

Terdapat tiga kriteria keputusan etis, yaitu:

1. kriteria manfaat (utilitarianisme), yakni keputusan diambil sedemikian  rupa sehingga memberikan kebaikan dan manfaat terbesar bagi jumlah terbesar
2. kriteria berfokus pada hak, kriteria ini mempersilahkan individu individu untuk mengambil keputusan  yang konsisten dengan kebebasan dan keistimewaan mendasar  seperti dikemukakan dalam piagam piagam dokumen hak asasi
3. kriteria berfokus pada keadilan, kriteria ini mensyaratkan individu  individu untuk mengenakan dan memperkuat aturan aturan secara adil dan tidak berat sebelah sehingga ada pembagian manfaat dan biaya yang pantas.

Pengambilan keputusan yang etis juga dipengaruhi oleh beberapa faktor, yaitu:

1. tahap perkembangan moral :  suatu tahap penilaian (assesment) dari kapasitas seseorang  untuk menimbang nimbang apakah secara moral benar.
2. lingkungan organisasi : merujuk pada persepsi  karyawan mengenai pengharapan (ekspektasi) organisasional, apakah organisasi itu mendorong dan mendukung perilaku etis dengan memberi ganjaran atau menghalangi  perilaku tak etis dengan memberikan hukuman atau sangsi.
3. tempat kedudukan kendali : tempat kedudukan kendali tidak lepas dari  struktur organisasi , pada umumnya  individu individu yang memiliki moral  kuat akan jauh lebih kecil kemungkinannya untuk mengambil keputusan yang tak etis. namun jika mereka dikendalai  oleh lingkungan organisasi sebagai tempat kedudukannya yang sedikit banyak tidak menyukai pengambilan keputusan etis, ada kemungkinan individu yang telah mempunyai moral kuatpun dapat tercemari oleh suatu lingkungan  organisasi sebagai  tempat kedudukannya  yang mengijinkan atau mendorong praktik praktik pengambilan keputusan tak etis.